En el camp arxivístic conceptes
com el de gestió de documents es van incorporar a les bases teòriques
tradicionals de la disciplina arxivística, atorgant-li força a conceptes fins
llavors manejats per administradors i especialistes en planeació organitzacional,
en integrar al concepte d'arxiu el de documentació corrent o en tràmit (és a
dir al prearxiu o arxiu en formació), la qual cosa va obrir un
espectre de possibilitats pels arxivistes enfront de la planeació de
la documentació en una organització.
En el camp de la informació empresarial, des
de fa menys de 10 anys s'ha anat suscitant un interès per l'estudi de la
informació en totes les seves vessants, que unit al desenvolupament del
concepte d'empresa i d'organització , i juntament amb el desenvolupament
accelerat de les Tecnologies de la Informació (TI) es va ser estructurant en
una subdisciplina denominada Gestió d'Informació (GI);
paral·lelament, amb l'aparició i evolució dels Sistemes d'Informació (SI) es va
ser creant un nou escenari en el qual l'organització, en el seu concepte més
ampli, i els sistemes d'informació no poden separar-se.
 |
| Gestió d´arxius electrònics |
Arxiu electrònic de documentació administrativa
Els departaments d'administració s'enfronten a una varietat de documents de diferent índole (Nòmines, Extractes Bancaris, Liquidacions d'impostos, Comprovants, Factures, Cartes, etc.) per gestionar i emmagatzemar, de vegades complicat per les limitacions d'espai i les estratègies d'arxivat orientades al paper.
Els arxius electrònics per a
Gestió Documental optimitzen el registre, emmagatzematge i recuperació
d'aquesta informació basada en documents amb múltiples continguts i diferents
orígens, alhora que estableixen mecanismes de control d'accés, distribució i destrucció
de documentació obsoleta.
Sistemes tecnológics ofereixen
solucions d'Arxiu electrònic que permeten:
Compartint la informació en
l'empresa sense necessitat de mantener arxius duplicats i evitant la generació
de còpies innecessàries.
Incrementar la productivitat
Agilitzant l'accés a la
informació, la qual cosa permet fer més ràpid el treball diari sense problemes
de localització o pèrdua de documents.
Augmentar l'eficàcia
En relacionar les transaccions
que es produeixen amb els documents que les suporten, es disposa de la
informació completa per a la presa de decisions.
Les característiques principals
que ofereixen són:
Repositori centralitzat
Amb independència de la seva
ubicació física, es presenta l'arxiu electrònic com un únic repositori
centralitzat, facilitant les polítiques de seguretat, emmagatzematge i
respatller.
Fàcil d'arxivar i recuperar
Fàcil d'arxivar i recuperar
Possibilitat d'indexació per
dades índex basada en un model d'objectes o característiques de l'arxiu
electrònic. La recuperació de documents es pot realitzar directament amb
l'opció Buscar de windows o mitjançant el navegador d'Internet,
suportant cerques per objectes, paraules clau i contingut.
Alta Integració
Altament integrat amb
les funcions bàsiques de windows, tant per a l'arxivat com la seva cerca,
escurça el temps d'adaptació de l'usuari i permet recuperar documents des dels
sistemes ERP's.
Seguretat
Pel que fa a l´accés, el sistema pot definir-se amb seguretat propietària o seguretat basada en dominis Windows. A nivell de continguts permet la definició d'autoritzacions d'accés a nivell de document.
Auditoria
Registra l'activitat derivada de l'ús d'un document. Registre, modificació, control de versions, caducitat, etc...
Seguretat
Pel que fa a l´accés, el sistema pot definir-se amb seguretat propietària o seguretat basada en dominis Windows. A nivell de continguts permet la definició d'autoritzacions d'accés a nivell de document.
Auditoria
Registra l'activitat derivada de l'ús d'un document. Registre, modificació, control de versions, caducitat, etc...
Flexibilitat
Complementi la solució amb l'eina corporativa per a la digitalització massiva de documents, simple i fàcil d'usar, que permet integrar-se amb l'Arxiu Electrònic.
Com a política general, s'ha de
garantir la integritat dels documents, protegint-los contra riscos en aspectes
com a accés no autoritzat, pèrduda, sabotatge, eliminació premeditada, canvi tecnològic,
així com definir plans de recuperació en casos de desastre, mesurades totes
elles necessàries per preservar la memòria de la humanitat en l'era digital.
Complementi la solució amb l'eina corporativa per a la digitalització massiva de documents, simple i fàcil d'usar, que permet integrar-se amb l'Arxiu Electrònic.
Amb la finalitat de contribuir en
la formació d'una base documental sòlida en les organitzacions que treballa amb
models de gestió de documents electrònics i evitar que es repeteixin els errors
ocorreguts durant l'època dels Main Frames, en la qual es van perdre centenars
de milers de dades i información valuosa per a la humanitat, per una inadequada planeació de
la documentació, es requereix configurar un model de gestió d'arxius
electrònics que integri les aportacions de diferents professionals (arxivistes,
advocats, historiadors, enginyers, etc.) i el qual ha d'estar caracteritzat
per:
- Ús d'estàndards
- Maneig de codis basats en les millors practiques
- Guies i manuals
- Entrenament i suport
Addicionalment es requereix que
el programa d'administració de documents i arxius electrònics està basat en els
següents principis:
- Identificable, això significa que el programa ha de ser identificable des d'altres programes corporatius
- Suportat en polítiques, les quals han d'estar documentades, autoritzades i divulgades institucionalment
- Planejat, és a dir ha d'obeir a un pla en dos nivells: estratègic i operatiu
- Assignat a una responsable, que tingui la funció específica de planejar-los, desenvolupar-ho i monitorearlo
- Localitzat, això vol dir que el programa ha de ser situat adequadament dins de l'estructura organitzacional de l'entitat
- Organitzat d'acord amb les necessitats i l'estructura de la institució, la naturalesa del negoci i l'ambient tecnològic.
- Manejat per persones amb habilitats i coneixement adequats en el camp de la informació, la gestió de documents i la informática
- Implementat en tota l'organització de manera sistemàtica i sota l'adreça d'un gerent amb autoritat i autonomia.
- Mesurable regularment, a través de procediments de auditoria d'informació.
Algunes operacions de la funció arxivística en els sistemes de gestió d'arxius electrònics
Amb la finalitat de facilitar i garantir el funcionament del programa de documents i arxius electrònics, cal definir les operacions de la funció arxivística que el sistema ha de proveir; aquestes operacions i la gestió del document, la retenció, el tipus, la seguretat, la transferencia i la localització. En tot cas, és necessari que l'oficina responsable del programa prevegi que aquest compleixi amb els següents requeriments a nivell d'automatització de la funció arxivística:
Amb la finalitat de facilitar i garantir el funcionament del programa de documents i arxius electrònics, cal definir les operacions de la funció arxivística que el sistema ha de proveir; aquestes operacions i la gestió del document, la retenció, el tipus, la seguretat, la transferencia i la localització. En tot cas, és necessari que l'oficina responsable del programa prevegi que aquest compleixi amb els següents requeriments a nivell d'automatització de la funció arxivística:
 |
| Gestió de documents |
- Gestió dels Documents i expedients segons l'estat de la retenció
- Gestió dels documents per tipus, segons l'etapa del cicle vital (vital, actiu, inactiu, permanent)
- Gestió dels documents i expedients d'acord amb la seva localització
- Gestió del document segons el nivell d'importància i les restriccions d'accés
- Gestió dels documents que requereixen ser transferits a mitjans arxivisticament més segurs
- Gestió de documents vitals
