1.1.4 Aplicació de manuals d´ajuda

Ajuda i suport tècnic

El manual d'ajuda sovint conté informació i exemples de formes, autoritzacions o documents necessaris que ajudin al desenvolupament correcte de les activitats dins l'empresa. En el gravat i transmesa sense distorsionar la informació bàsica relacionades amb el funcionament de totes les unitats, també conté una descripció exacta de com ha de ser desenvolupat les activitats.

La tasca d'elaborar manuals d'ajuda requereix gran precisió, cada vegada que les dades han de conformar-se amb el millor precisió per evitar confusions en la interpretació del seu contingut pel que veig. És per això que hauria de ser atenció en cada una de les seves etapes d'integració, esbossar un projecte on s'aconsegueixen tots els requisits, fases i procediments subjacents a l'execució dels treballs.

Per desenvolupar suport manuals cal seguir els següents passos:

1)Definir els continguts:

1. Introducció. 
2. Objectius. 
3. Àrees d'aplicació.
4. Responsable.
5. Polítiques. 
6. Descripció de les operacions.  
7. Format.   
8. Diagrames de flux.   
9. Terminologia.

2)Recopilació d'informació.

1. Estudi preliminar de les àrees.
2. Preparació de l'inventari dels procediments.
3. Integració de la informació.
4. Anàlisi de la informació.
5. Procediments gràfics.
6. Revisió dels objectius, àmbit d'actuació, les polítiques i les àrees responsables.
7. Implementació i recomanacions per a la simplificació dels procediments.

A l'acabament del document ha de ser revisat per verificar que la informació és completa, es veraç i no té contradiccions.

És necessari mantenir els manuals permanentment actualitzats a través de revisions periòdiques, per tal de tenir-los d´adequats a la realitat de l'operació.