1.2. Procediment de registre i posterior arxiu:

Enregistrament

Una vegada vist els documents a utilitzar, és necessari codificar-los i registrar-los per poder arxivar i portar el control dels mateixos. El registre és un instrument jurídic per a les administracions públiques, i un instrument de control per a organitzacions privades.

Registro Gefatura de Tráfico Madrid

La finalitat de l´Administració és aconseguir un sistema de control i de garantia externa i interna dels documents que es presenten en l'Administració i dels documents oficials que s'envien a altres òrgans o a particulars. El registre permet certificar l'existència d'un document encara que aquest no s'hagi conservat. En les administracions públiques existeix un Registre General, als quals recurriràn les oficines i secretaries dels òrgans de govern quan requereixin registrar documents oficials o amb “valor probatori” (instàncies, convocatòries, recursos, requeriments, oficis, cartes, etc.). No obstant això, no és funció del Registre controlar les entrades o eixides de tots els documents de gestió, pel que les oficines podran mantenir un sistema de control intern (sense segell de registre) per a aquells documents que no siguen objecte de registre: acords, actes, certificats, diligències, currículums, informes, memòries, notes internes, etc.

Arxiu

Després del enregistrament del documents ve l´arxiu.Un arxiu és un espai físic on un conjunt de documents s'ordena seguint un criteri lògic que permeti la seva gestió d'una forma eficaç.

Per a què són útils els arxius?

Els arxius serveixen a favor de:

• L'administració pública, per aconseguir una major eficiència i una transparència de la gestió i com un antecedent i testimoniatge de les seves funcions. 
• La ciutadania, per a la defensa dels seus drets, la fiscalització dels actes públics i com garantia de la transparència administrativa que ha d'existir en tot Estat de Dret. 
• La recerca i la difusió cultural, com un repositori de la memòria de la Nació. Tots els documents produïts per les institucions que es vinculen amb els ciutadans formen part del Patrimoni Cultural Arxivístic de la Nació, que es troba protegit per la legislació arxivística vigent. D'allí que els arxivers, o els qui siguin responsables d'administrar la documentació arxivística, estan obligats a conservar-los i protegir-los; a no apropiar-se d'ells, lliurant-los als qui els succeeixin en les seves funcions i a no eliminar-los sense autorització de l'administració competent: l'Arxiu General de la Nació o els Arxius Regionals de les seves respectives jurisdiccions. Cicle vital dels documents Els documents passen per etapes de vida administrativa que al seu torn donen lloc a diferents nivells d'arxiu.

PRIMERA ETAPA

Durant aquesta etapa el document és de circulació i tramitació pels canals regulars, en cerca de resposta i solució a l'assumpte que li ha donat origen i a més hi ha un maneig freqüent de part del funcionari responsable de la seva tramitació. Aquesta documentació forma part del “ARXIU DE GESTIÓ” i, en alguns casos, del denominat “ARXIU PERIFÈRIC”.

SEGONA ETAPA

Una vegada rebuda la resposta o solució a l'assumpte iniciat, el document que la sustenta ha de seguir sent guardat. En aquest període formarà part del “ARXIU CENTRAL”.

TERCERA ETAPA

Finalment, en aquesta etapa el document adquireix un valor permanent o històric, restringint-se la seva consulta al seu caràcter cultural i informatiu, principalment amb finalitats de

recerca. El seu arxivament i conservació serà definitiu en el “ARXIU HISTÒRIC”.

Conservació de documents

Existeixen documents que la llei exigeix conservar durant uns terminis establerts, aquest  és el cas de: factures, escriptures, llibres comptables, etc. Uns altres, en canvi, a pesar que la Llei no obliga a la seva conservació sí que poden conservar-se per un altre tipus de motius: pràctics, històrics, etc. La conservació de determinats documents pot establir-se en un temps determinat, passat el qual, podran destruir-se els mateixos, encara que prèviament a això, se sol digitalitzar i guardar-los en suports informàtics. Altres documents no es destrueixen mai, per exemple, l'escriptura de constitució de l'empresa.

Destructor de paper

Destrucció de documents

Donat l'elevat nombre de documents que es generen en una empresa, serà necessari destruir tots aquells documents que no aporten valor, ja que el seu emmagatzematge implicaria un cost addicional per a l'empresa. La destrucció de documents es realitzarà mitjançant màquines especials, d'aquesta forma, garantirem que aquells documents que contenen informació confidencial no puguin caure en mans alienes, a més així, es respecta la *LOPD (Llei Orgànica de Protecció de Dades).