Són molts els sectors que
requereixen una correcta gestió documental per al seu funcionament. Per a les
empreses no només suposa eficàcia en l'atenció del client i prevenir riscos,
sinó compliment legal i ètic.
Els documents són una constant en
la vida professional de qualsevol empresa. Es pot afirmar que, d'un o una altra
manera, tots les empreses en exercici fan gestió documental: busquen, creen,
utilitzen, relacionen entre si, signen, arxiven i custodien documents de manera
intensiva. Fins fa uns anys, tots els documents revestien la mateixa forma
física, el paper, que aportava certa seguretat en el seu maneig i conservació.
La complexitat podia estar en els continguts dels documents, però no en la
forma. Les carpetes i arxivadors “suportaven” pràcticament qualsevol tipus de
document. Localitzar-los i protegir-los era qüestió d'ordre, espai i certa
disciplina de treball, requisits a l'abast de qualsevol empresa.
 |
| Certificación digital |
Amb l'aparició i utilització dels primers processadors de textos en despatxos i
notaries cap a 1990, el sector empresarial va entrar en l'era digital; la
producció de documents va créixer exponencialment, tant que avui podem afirmar
que la majoria dels documents que surten de les empreses s'han creat en un
ordinador. És més, molts d'ells (pensem en els correus electrònics, per
exemple) mai s'imprimiran en paper, la qual cosa no els resta corporativitat i
eficàcia.
 |
| TICS |
Temps després, a la complexitat de manejar molts documents en paper, documents
digitals i correus electrònics, s'ha afegit la necessitat de fer-ho de manera
consistent en els múltiples dispositius que els contenen: ordinadors
corporatius i privats, telèfons intel·ligents, tabletes, pendrives, i fins
i tot en “el núvol”. L'impacte de les tecnologies de la mobilitat en la
pràctica empresarial està suposant un veritable canvi de paradigmes i, en el
que ara ens concerneix, un camp minat d'inseguretats que, òbviament, volen
seguir tenint controlats els seus documents en un mitjà que, salvo pels de la
“generació I”, no és el seu.
En aquest context cobra encara
més importància el fet de comptar amb un bon sistema de gestió documental que
comprèn tant la solució tècnica (el programa i/o la plataforma informàtica) en
què es recolza com les polítiques i els procediments establerts pel despatx per
al seu correcte funcionament.
 |
| Fluix documental actual |
Probablement entre els seus
beneficis més destacats estan els següents:
- La gestió documental dóna una resposta ordenada a l'ús massiu de les noves tecnologies d'accessibilitat i mobilitat.
- Aporta eficàcia i eficiència en el servei al client.
- Facilita el compliment legal, ètic i deontològic, en tot el relacionat amb la documentació.
- Ajuda a reduir el risc profesional, i a manejar bé documentació amb contingut molt sensible.
Resposta ordenada a l'ús massiu de les noves tecnologies de mobilitat
La irrupció de la tecnologia en la vida de les empreses, ha alterat la falsa seguretat del món del paper. No només es creen molts més documents, en els més variats formats, i es repliquen en múltiples suports sinó que també és possible que un major nombre d'usuaris pugui accedir a ells i per les vies més variades.
La irrupció de la tecnologia en la vida de les empreses, ha alterat la falsa seguretat del món del paper. No només es creen molts més documents, en els més variats formats, i es repliquen en múltiples suports sinó que també és possible que un major nombre d'usuaris pugui accedir a ells i per les vies més variades.
 |
| Integració gestió documental digital |
Un bon sistema de gestió
documental posa ordre en aquesta complexitat i integra tot tipus de
documentació generada en els processos de negoci del despatx: documents en
paper o en format electrònic, e-mails i documents procedents de programes de
gestió (facturació, comptabilitat, declaracions d'impostos, gestió
d'expedients, nòmines, etcètera). I, potser el més interessant : aporta major
seguretat als documents, permetent establir sobre ells controls d'accés i
maneig (visualització, modificació, esborrat, impressió, etcètera)
personalitzats. En els arxius en paper la privadesa s'aconseguia mantenint els
documents amb clau. En l'era digital necessitem un sistema de gestió documental.
 |
| Mobilitat de treball |
Hi ha sistemes que, a més, permeten
la mobilitat: Es pot treballar dins i fora del despatx, però amb accés
controlat i segur als documents que es necessiten. Un bon sistema de gestió
documental afavoreix el treball flexible i en equip, així com l'ús compartit de
la documentació, ajustat sempre al protocol de permisos establert pel despatx.
Un sistema d'aquestes
característiques requereix una inversió en tecnologia, especialment si el
despatx autoritza utilitzar dispositius mòbils per al treball amb el client. Es
va imposant en els despatxos espanyols la convivència d'ordinadors
tradicionals, telèfons intel·ligents i tabletes. I també l'ús tan corporatiu
com a personal del mateix dispositiu. La fràgil línia que separa a vegades el
personal del professional porta aparellats riscos per al despatx i el client.
Riscos que es fan evidents en situacions com el robatori o pèrdua de
dispositius o en abandonar un professional el despatx.
 |
| Núvol |
En aquestes circumstàncies,
centralitzar el sistema de gestió documental sobre una plataforma (en el núvol
o no) aporta seguretat, sempre que la centralització vagi acompanyada de mesures
específiques (nivells d'encriptació de les comunicacions, bloqueig automàtic
dels dispositius per inactivitat, esborrat en remot en cas de robatori,
etcètera), d'unes clares polítiques d'utilització i d'una selecció precisa del
proveïdor tecnològic.
Treballar en un entorn d'aquest
tipus requereix una inversió i uns costos de manteniment en una plataforma
segura. Però l'alternativa barata utilitzant serveis gratuïts en el núvol cal
descartar-la doncs posa al despatx en perill; les condicions del servei
quedaran fora del seu control i, la qual cosa és pitjor, el despatx deixarà en
mans del proveïdor drets sobre els documents i continguts, la qual
cosa genera seriosos riscos deontològics i de protecció de dades, entre uns
altres.
 |
| Seguretat |
En qualsevol cas, seria un error
afrontar els desafiaments que planteja la tecnologia només amb tecnologia. És
cert que l'era digital imposa als professionals l'aprenentatge de les TIC i la
seva utilització quotidiana en el despatx. Però també ho és que en un escenari
on la informació és cada dia més accessible i la integritat dels documents més
vulnerable, les mesures tècniques no basten. Ha de generar-se, a més, un clima
de confiança, procliu al compromís i a la sensatesa en l'ús dels documents i
els recursos tecnològics.
Eficàcia i eficiència en el servei al client i gestió documental
Tot i que la gestió documental és
sens dubte una activitat de suport al negoci, ha de realitzar-se necessàriament
sota uns estàndards de qualitat.
Certament la gestió documental no
és solament un conjunt de processos interns; per contra, impacta directament en
la manera en què prestem els nostres serveis al client. Entre unes altres, una
correcta gestió documental aporta els següents avantatges:
 |
| Arxiu intel.ligent |
*Rapidesa i eficàcia en la localització i gestió de documents.
*Menor o nul pèrdua de documents rellevants.
*Control no només dels documents, sinó de les diferents
versions d'un document; possibilitat d'arxivar només la versió o les versions
realment necessàries.
*Facilitat per identificar els documents valuosos, ja ho
siguin per la seva complexitat tècnica o pel seu valor de reutilització com a
experiència prèvia (suport important per a la gestió del coneixement).
*Estalvi de temps: eficiència organitzativa i major
productivitat.
Amb la gestió documental la
empresa administra eficaçment els seus recursos d'informació i té el control
dels processos en els quals intervenen documents; estalvia temps i costos en la
realització del seu treball i els seus clients es beneficien indirectament de
tot això. A més els errors en aquest camp (pèrdua de documents, demora en la
resposta deguda a pèrdua, sensació de desordre, retards, confusions, enviament
de versions errònies de documents) poden afectar molt directament al client,
marcar negativament la relació i, en casos extrems, poden fer sortir al client
de la cartera del despatx.
La gestió documental contribueix
a la percepció que el client té del treball; ajuda a fer les coses bé, a la
primera i sense dilacions; amb qualitat. Obre la porta, a més, a noves formes
de prestació del servei, com la creació d'espais online compartits
amb el client fidel, qui pot seguir per aquesta via els seus assumptes o
accedir de manera àgil, controlat i segur a la documentació sobre la qual es
treballa, o revisar esborranys i escrits. La empresa que s'exposa a aquesta
“transparència” ha de fer, sens dubte, una gestió documental impecable.
El compliment legal, ètic i deontològic en relació amb la documentació
Els despatxos no escapen a l'obligatorietat de guardar determinats documents, que afecta a totes les empreses: documents d'índole mercantil, comptable, fiscal o laboral. I tenen una especial font d'obligacions de conservació de documents en la normativa de prevenció de blanqueig de capitals i en la de protecció de dades de caràcter personal.
El compliment legal, ètic i deontològic en relació amb la documentació
Els despatxos no escapen a l'obligatorietat de guardar determinats documents, que afecta a totes les empreses: documents d'índole mercantil, comptable, fiscal o laboral. I tenen una especial font d'obligacions de conservació de documents en la normativa de prevenció de blanqueig de capitals i en la de protecció de dades de caràcter personal.
 |
| Gestió documental |
Un projecte de gestió documental no és un projecte tecnològic, sinó un projecte d'empresa. Consisteix, en definitiva, a establir unes bones pràctiques i a aplicar-les amb diligència i constància, de manera sostinguda en el temps. És costós, es contracti o no personal expert per al procés, però són molts els beneficis que pot aportar al despatx i als seus clients, especialment si es recolza en la tecnologia digital.
No hay comentarios:
Publicar un comentario