TEMA 2: OPTIMITZACIÓ BÀSICA D'UN SISTEMA D'ARXIU ELECTRÒNIC

En el camp arxivístic conceptes com el de gestió de documents es van incorporar a les bases teòriques tradicionals de la disciplina arxivística, atorgant-li força a conceptes fins llavors manejats per administradors i especialistes en planeació organitzacional, en integrar al concepte d'arxiu el de documentació corrent o en tràmit (és a dir al prearxiu o arxiu en formació), la qual cosa va obrir un espectre de possibilitats pels arxivistes enfront de la planeació de la documentació en una organització.

En el camp de la informació empresarial, des de fa menys de 10 anys s'ha anat suscitant un interès per l'estudi de la informació en totes les seves vessants, que unit al desenvolupament del concepte d'empresa i d'organització , i juntament amb el desenvolupament accelerat de les Tecnologies de la Informació (TI) es va ser estructurant en una subdisciplina denominada Gestió d'Informació (GI); paral·lelament, amb l'aparició i evolució dels Sistemes d'Informació (SI) es va ser creant un nou escenari en el qual l'organització, en el seu concepte més ampli, i els sistemes d'informació no poden separar-se.

Gestió d´arxius electrònics

En aquesta evolució hem passat de manejar gairebé exclusivament documents (textos) impresos unilineals, que va caracteritzar la formació dels arxius tal com els coneixem avui, al text multilineal, caracteritzat per l'hipertext, on les organitzacions manegen información multimèdia i multilineal; aquesta circumstància ha portat al fet que en alguns països es parli d'organitzacions hipertextuals, concepte que tractaré més endavant, però el qual considera a l'organització com un sistema d'informació constituït per nombrosos nuclis i dipòsits d'informació interconnectats entre si.

Arxiu electrònic de documentació administrativa

Els departaments d'administració s'enfronten a una varietat de documents de diferent índole (Nòmines, Extractes Bancaris, Liquidacions d'impostos, Comprovants, Factures, Cartes, etc.) per gestionar i emmagatzemar, de vegades complicat per les limitacions d'espai i les estratègies d'arxivat orientades al paper.

Els arxius electrònics per a Gestió Documental optimitzen el registre, emmagatzematge i recuperació d'aquesta informació basada en documents amb múltiples continguts i diferents orígens, alhora que estableixen mecanismes de control d'accés, distribució i destrucció de documentació obsoleta.

Sistemes tecnológics ofereixen solucions d'Arxiu electrònic que permeten:

Optimitzar els recursos

Compartint la informació en l'empresa sense necessitat de mantener arxius duplicats i evitant la generació de còpies innecessàries.

Incrementar la productivitat

Agilitzant l'accés a la informació, la qual cosa permet fer més ràpid el treball diari sense problemes de localització o pèrdua de documents.

Augmentar l'eficàcia

En relacionar les transaccions que es produeixen amb els documents que les suporten, es disposa de la informació completa per a la presa de decisions.

Les característiques principals que ofereixen són:

Repositori centralitzat

Amb independència de la seva ubicació física, es presenta l'arxiu electrònic com un únic repositori centralitzat, facilitant les polítiques de seguretat, emmagatzematge i respatller.

Fàcil d'arxivar i recuperar

Possibilitat d'indexació per dades índex basada en un model d'objectes o característiques de l'arxiu electrònic. La recuperació de documents es pot realitzar directament amb l'opció Buscar de windows o mitjançant el navegador d'Internet, suportant cerques per objectes, paraules clau i contingut.

Alta Integració

Altament integrat amb les funcions bàsiques de windows, tant per a l'arxivat com la seva cerca, escurça el temps d'adaptació de l'usuari i permet recuperar documents des dels sistemes ERP's.

Seguretat
Pel que fa a l´accés, el sistema pot definir-se amb seguretat propietària o seguretat basada en dominis Windows. A nivell de continguts permet la definició d'autoritzacions d'accés a nivell de document.

Auditoria
Registra l'activitat derivada de l'ús d'un document. Registre, modificació, control de versions, caducitat, etc...

Flexibilitat
Complementi la solució amb l'eina corporativa per a la digitalització massiva de documents, simple i fàcil d'usar, que permet integrar-se amb l'Arxiu Electrònic.

       

Amb la finalitat de contribuir en la formació d'una base documental sòlida en les organitzacions que treballa amb models de gestió de documents electrònics i evitar que es repeteixin els errors ocorreguts durant l'època dels Main Frames, en la qual es van perdre centenars de milers de dades i información valuosa per a la humanitat, per una inadequada planeació de la documentació, es requereix configurar un model de gestió d'arxius electrònics que integri les aportacions de diferents professionals (arxivistes, advocats, historiadors, enginyers, etc.) i el qual ha d'estar caracteritzat per:

• Ús d'estàndards
• Maneig de codis basats en les millors practiques
• Guies i manuals
• Entrenament i suport

Addicionalment es requereix que el programa d'administració de documents i arxius electrònics està basat en els següents principis:

• Identificable, això significa que el programa ha de ser identificable des d'altres programes corporatius
• Suportat en polítiques, les quals han d'estar documentades, autoritzades i divulgades institucionalment
• Planejat, és a dir ha d'obeir a un pla en dos nivells: estratègic i operatiu
• Assignat a una responsable, que tingui la funció específica de planejar-los, desenvolupar-ho i monitorearlo
• Localitzat, això vol dir que el programa ha de ser situat adequadament dins de l'estructura organitzacional de l'entitat
• Organitzat d'acord amb les necessitats i l'estructura de la institució, la naturalesa del negoci i l'ambient tecnològic.
• Manejat per persones amb habilitats i coneixement adequats en el camp de la informació, la gestió de documents i la informática
• Implementat en tota l'organització de manera sistemàtica i sota l'adreça d'un gerent amb autoritat i autonomia.
• Mesurable regularment, a través de procediments de auditoria d'informació.

Algunes operacions de la funció arxivística en els sistemes de gestió d'arxius electrònics

Amb la finalitat de facilitar i garantir el funcionament del programa de documents i arxius electrònics, cal definir les operacions de la funció arxivística que el sistema ha de proveir; aquestes operacions i la gestió del document, la retenció, el tipus, la seguretat, la transferencia i la localització. En tot cas, és necessari que l'oficina responsable del programa prevegi que aquest compleixi amb els següents requeriments a nivell d'automatització de la funció arxivística:

Gestió de documents

• Gestió dels Documents i expedients segons l'estat de la retenció
• Gestió dels documents per tipus, segons l'etapa del cicle vital (vital, actiu, inactiu, permanent)
• Gestió dels documents i expedients d'acord amb la seva localització
• Gestió del document segons el nivell d'importància i les restriccions d'accés
• Gestió dels documents que requereixen ser transferits a mitjans arxivisticament més segurs
• Gestió de documents vitals

Com a política general, s'ha de garantir la integritat dels documents, protegint-los contra riscos en aspectes com a accés no autoritzat, pèrduda, sabotatge, eliminació premeditada, canvi tecnològic, així com definir plans de recuperació en casos de desastre, mesurades totes elles necessàries per preservar la memòria de la humanitat en l'era digital.