1.3 Procediments d'accés, recerca, consulta, recuperació, actualització, conservació i custòdia de la informació arxivada.

Què és un document? 

Un document és tota aquella informació continguda i registrada sobre qualsevol suport material i que és produït, rebut i conservat per les institucions, organitzacions o persones, durant el desenvolupament de les seves activitats. És, per tant, un testimoniatge de la activitat humana.

Els documents poden ser textuals (manuscrits, mecanografiats o impresos), iconogràfics (mapes, plànols, dibuixos, fotografies, diapositives, etc.), sonors (discos, cintes magnetofòniques, discos compactes), audiovisuals (cintes de *video, pel·lícules cinematogràfiques), electrònics (disquets, CD.ROM, bases de dades, etc.), virtuals (webs, blogs, etc.), i qualsevol altra proposta que l'avanç tecnològic pogués plantejar en el futur.

Què és un document arxivístic? 

Document arxivístic

Ha de tenir-se en compte que no tots els documents existents en les nostres oficines o dependències formen part, necessàriament, de l'arxiu institucional. Per exemple: les normes legals, butlletins oficials, diaris, publicacions periòdiques, etc., si bé són documents, NO HAN ESTAT PRODUÏTS PER LA INSTITUCIÓ, per la qual cosa no és documentació original i romanen allí a efectes exclusivament de suport informatiu, per la qual cosa es conservaran només mentre ens siguin útils. Aquests documents han de separar-se del nostre arxiu. 

En conseqüència, un document arxivístic és aquell que és produït, rebut i conservat per una institució i conté informació relativa a l'exercici exclusiu de les activitats i competències que aquesta institució desenvolupa.

Conservació de documents

La conservació de documents és un procés arxivístic que consisteix a mantenir la integritat física del suport i de la informació continguda en els documents, a través de la implementació de mesures de preservació i restauració. Sobre aquest tema, s'ha de prendre en explica l'axioma que diu: “sempre serà millor preservar que restaurar”.

Existeix un conjunt de factors que constantment posen en risc la integritat física dels nostres documents. Aquests són: el factor climatològic, contaminació ambiental, contaminació biològica, sinistres, emmagatzematge i maneig inadequat dels documents, etc.

Per això és recomanable observar les següents recomanacions respecte a:

• El local d'arxius: El local haurà d'estar situat distant dels llocs que puguin ocasionar un sinistre itambé llocs excessivament humits.El local d'arxiu ha de tenir bàsicament tres ambients: àrea de treball tècnic i administratiu, dipòsits i àrea d'atenció a l'usuari (oficina). És fonamental tenir en compte que les instal·lacions elèctriques i sanitàries hauran de conservar-se en perfecte estat i el mobiliari arxivístic (prestatges, arxivadors verticals,mapotecas, etc.) han de ser preferentment de metall.

• El control dels Factors Externs: S'ha de tenir especial cura a netejar diàriament el local, el mobiliari i la documentació, així com ventilar per mitjans naturals o mecànics, sobre la base de la utilització racional de portes i finestres, amb l'ocupació de màquines (ventiladors, airecondicionat, extractors d'aire, etc.).

• El maneig dels documents: Es recomana encaridament NO USAR cintes adhesivasy evitar l'ús excessiu deelements metàl·lics (grapes, clips, etc.). Els documents han de ser protegits en unitats d'instal·lació(caixes, folders o qualsevol altre element similar). Quan sigui possible, s'ha d'evitar l'ocupació i ús i de productes químics (insecticides, bactericides, fungicides, etc.) i menys ruixar directament sobre els documents. Els documents deteriorats per agents biològics (insectes, fongs, bacteris, etc.) hauran de separar-se de la documentació en bon estat i restringir el seu servei. Es deu evitar qualsevol tipus de restauració empírica.

• Mesures de Seguretat: Restringir l'ingrés als dipòsits a persones no autoritzades. S'hauran d'adoptar les mesures convenients per evitar la substracció de documents.

• No fumar, menjar o beure en els dipòsits, àrees de treball o en qualsevol altre lloc on existeixin documents. Desconnectar els serveis elèctrics i tancar la clau general de l'aigua al final de de la jornada laboral i revisar-los periòdicament.

• No mantenir en l'Arxiu materials inflamables(gasolina, petroli, cera, etc.). 

• Disposar d'extintors de pols química seca, amb càrrega vigent i el maneig de la qual ha de ser conegut suficientment pel personal d'arxiu.

 Què és el web archiving? 

Web Archiving

El web archiving o arxivament del web són un conjunt de tècniques que tenen com a finalitat la captura de les pàgines web. És una pràctica que s’emmarca dins de la preservació digital, que és la disciplina que es preocupa per la conservació a llarg termini dels objectes digitals, bindependentment del seu format, del programari amb el que van ser creats o del maquinari que els conté. La constant i imparable evolució de la informàtica ha donat un enorme ventall de sistemes per crear i processar la informació, i gran part d’aquest programari i maquinari ha quedat obsolet amb el pas del temps i ha sigut substituït per un altre. La preservació digital treballa per evitar la pèrdua d’aquesta informació i desenvolupa diferents tècniques (emulació, migració, captura de metadades, etc.) per a què aquests objectes digitals siguin accessibles per 

a les societats del futur.

Web Archiving

Per entendre les dificultats de conservació de les pàgines web hem de tenir en compte que aquestes són una estructura de múltiples documents, de diferents formats i tipus, interrelacionats entre ells (bases de dades, formularis, documents de text, etc.) susceptible de patir problemes d’obsolescència si no rep el degut tractament. Altres factors que determinen la vida de les pàgines web són els relacionats amb el servidor que els dóna allotjament. Aquest servidor pot patir problemes tècnics, o extingir-se el contracte del servei de manteniment d’un web i comportar la desaparició d’una part o de la totalitat de la pàgina. 

Per tant, la preservació digital és un dels reptes més importants amb què es troba l’arxivística moderna, que no només ha de garantir que els documents electrònics siguin autèntics, fiables, íntegres i complets, sinó també accessibles.