1.1.1 Sistemes de classificació i ordenació.

Per aconseguir un arxiu útil i eficaç cal establir bé els mètodes de classificació i codificació dels documents que el formen. Fixem-nos en el significat d’aquests dos conceptes abans de veure els mètodes que hi podem aplicar.

Classificació

LA CLASSIFICACIÓ és una tècnica per a la identificació i el reagrupament sistemàtic d’elements similars segons unes característiques comunes.

Existeixen diferents mètodes de classificació estandarditzada (norma AENOR) que ens permetrà classificar l'arxiu d'una forma correcta, ja que la norma aplica un criteri clar per a cada cas, àdhuc donant-se una casuística diferent. Els diferents mètodes de classificació s'hauran d'adaptar a les característiques del arxiu, a la forma de treball o a la política d'empresa. Passem a detallar els diferents sistemes emprats, donant una mostra de les normes a aplicar en cada cas, no obstant això, si anés a treballar amb una gran quantitat de documents, li recomanem que busqui informació relativa a la norma AENOR per poder aplicar-la amb major criteri davant casos complexos de classificar.

1)Sistema alfabètic

El sistema alfabètic permet classificar usant la lletra de l'alfabet i l'ordre que ocupa aquesta. Per a la utilització d'aquest mètode serà necessari determinar una paraula principal  ordenatriu que serà la que defineixi el criteri d'ordenació, per exemple, el primer cognom, el tema, etc.

Però existeixen excepcions que podrien complicar la classificació, per a això, es hauran de tenir en compte les següents normes aplicades a aquestes excepcions:

• Si anem a classificar persones atenent al seu primer cognom i aquest és el mateix en les dues, s'usarà el segon cognom com a element classificatori. És possible trobar persones amb tots dos cognoms idèntics, si es donés aquesta circumstància, usaríem el nom com a paraula ordenatriu. Si les dues persones tinguessin el mateix nom i els mateixos cognoms, s'haurà d'utilitzar una paraula ordenatriu diferent per a la seva classificació, com per exemple, la població o el carrer de residència de cadascuna d'elles.
• Quan els cognoms són composts, per exemple, Maria del Mar Carrero López-Serrano, es consideraran els cognoms per separat, és a dir, com si la persona tingués tres cognoms en lloc de dos.
• Tampoc es tindran en compte a l'efecte de classificació les partícules: de, la, l'i, com per exemple: Julián d'Heras Fernández. Amb caràcter general de classificació serà considerat com Julián Heras Fernández.
• Quan es tracta de classificar noms d'empreses, la norma és triar com paraula ordenatriu el primer dels substantius que contingui el nom complet de l'empresa, seguidament, s'indicaran la resta dels termes separats mitjançant una coma, per exemple, RMG Industrial, es classificarà com RMG, Industrial. Un altre exemple de classificació podria ser: El Corte Inglés, S. A. es classificaria com Corte Inglés El, S.A. 
• Si el nom de l'empresa conté un nom propi o una zona geográfica determinada, per exemple, Manuel Mantón, S.L. o Persianes Arganda, S. A. es classificarà el document pel nom propi o pel nom de la zona geogràfica, és a dir, Mantón Manuel, S.L. i Arganda Persianes, S.A.
• Existeixen noms d'empreses que comencen per paraules com: Nebots, Hereus, Fills, Societat, Companyia, Magatzem, etc., o abreviatures opartícules com de, el, Cia.., S. A., etc. La norma és no considerar-les a efectes de classificació.
• Quan el nom de l'empresa estigui format per nom propis, perexemple: García Carrión, S. a. el criteri de classificació serà idèntic que l´utilitzat per a persones.
• Si anem a classificar Organismes Oficials, usarem per a la seva classificació la seva denominació general. Per exemple:

• Les empreses amb nom abreujats, es classificaran segons el seu nom complet, excepte aquelles l'abreviatura de les quals sigui coneguda internacionalment, per exemple:

• Quan el nom d'una empresa comenci per un article, aquest no es tindrà en compte a l'efecte de classificació.

2) Sistema geogràfic

Aquest sistema es basa en la classificació de document segons el lloc pel qual aquests es trobin relacionats, per exemple, les factures de clients per la ciutat on aquests es troben situats.

La classificació podrà disposar-se en diversos nivells: País -->Comunitat Autònoma/Estat -->Província-->Localitat-->Adreça-->Persones.

Aquest sistema permet la seva utilització amb el sistema anterior (alfabètic-geogràfic), de tal forma que podem classificar un document per la seva procedència geogràfica i el seu títol pel sistema alfabètic, així per exemple una possible classificació per a Espanya seria la següent:

Castella León -->Àvila-->El tremolo -->Díaz, Forjats, S.A.

Castella-la Manxa --> Madrid -->Arganda del Rei -->Alfaro Aluminis, S.L.

És evident que aquelles empreses que treballin amb documentació i que aquesta sigui susceptible de poder-se classificar per zones geogràfiques, aquest sistema aportarà dinamisme i facilitat a l'hora de classificar i localitzar informació, si a això unim l'aportació de la classificació alfabètica, disposarem d'un sistema combinat fàcil d'usar. Però aquest sistema té com a principal inconvenient que devem recordar les diferents zones geogràfiques, si aquestes representen una gran quantitat, haurem de disposar d'una base de dades auxiliar per a la seva gestió.

3)Sistema de matèries/assumptes/sistemàtics

Mitjançant aquest sistema podrem classificar atenent als diferents assumptes, matèries o temes, de tal manera que aquells documents que tinguin relació amb el mateix assumpte portaran la mateixa classificació. Com és lògic, podria haver-hi varis documents en una mateixa carpeta per assumpte, per a això, la qual cosa se sol fer és realitzar subdivisions d'assumptes fins a arribar a classificar per mètodes alfabètics, numèrics, etc.

Un exemple de classificació per a una empresa de viatges podria ser la següent:

Viatges-->Canadà -->De negocis -->Díaz Martín, Rafael-->Fernández Gómez, Gerardo

L'assumpte principal seria Viatges, al seu torn aquest podrà tenir diferents subdivisions:

Canadà, Regne Unit, França, etc., al final de la classificació tindrem a les persones ordenades segons el criteri alfabètic.

Ara pensem en empreses com gestaries, aquest sistema resultaria molt còmode a l'hora de classificar, ja que podríem iniciar la classificació d'acord amb els assumptes que es manegin: comunitats, empreses, litigis, Hisenda, etc. Al seu torn subclasificariem les vegades que anés necessària fins a aconseguir el nostre propòsit.

4)Sistema numèric

Permet classificar documents assignant a aquests un nombre correlatiu de “n” xifres, per a això, cada document haurà de portar una fitxa informativa on es reflecteixi el contingut de l'expedient. Podran utilitzar-se colors, índexs auxiliars o uns altres elements que facilitin la classificació.

Aquest sistema té un avantatge sobre la resta d'ells i és la possibilitat d'arxivar de forma il·limitada, ja que disposem d'infinits nombres. Com a inconvenient destacarem que sempre s'haurà de disposar i consultar un índex auxiliar que ens informi què correspon a cada nombre.

5)Sistema cronològic

Mitjançant aquest sistema podem classificar els documents en funció de la data (emissió, expedició), situant aquests en ordre cronològic. Est pot ser el cas de les factures a clients o proveïdors, que solen arxivar-se en carpetes per anys i de forma cronològica. Com a inconvenient, aquest sistema obliga a conèixer la data del document per a la seva localització.

6)Sistema decimal

Mitjançant aquest sistema es realitzen 10 grups i a cadascun d'ells se li assignarà un nombre del 0 al 9.

A més, cadascun dels grups podrà subdividir-se en altres 10 més, representant-se cadascun d'ells mitjançant un nombre de dues xifres; la primera sempre ens indicarà el grup inicial al que pertany.

Al seu torn, cadascun dels grups de segon nivell podrà subdividir-se en un altre de tercer nivell, d'aquesta manera, el nombre ara contindrà tres dígits: el primer identificarà al primer grup, el segon al segon grup i el tercer serà un nombre comprès entre 0 i 9.

De la mateixa manera es podrien realitzar tantes classificacions i subclassificacacions com siguin necessàries. Aquest sistema permet la classificació i l'arxiu de grans quantitats de documents, se sol usar en, per exemple, biblioteques, asseguradores, etc.

Vegem un exemple de classificació d'una agència de viatges:

GRUP 1

1. Viatges Nacionals.

2. Viatges a l'Estranger.

3. Viatges d'empresa.

El grup 1 podria subdividir-se en un subgrup 1, quedant de la següent forma:

1. Costa.

2. Interior.

3. Muntanya.

Si subdividim el subgrup 1.1 el podríem classificar en:

110. Nord.

111. Est.

112. Oest

És a dir, el codi 110. Representaria la documentació relativa a: Viatges Nacionals
--> Costa --> Nord.

L'avantatge principal d'aquest sistema radica que aquesta podrà ser il·limitada, pel contrari, hem de disposar d'un arxiu auxiliar amb la identificació de text associada a cada valor numèric.

Codificació

LA CODIFICACIÓ és l’assignació de nombres, lletres o altres símbols als elements d’un tot, segons un pla sistemàtic, per tal de distingir-ne les diferents categories i les diferents partides dins de cada categoria.

Tipus de codificació

La codificació es pot efectuar utilitzant nombres o lletres o bé una combinació de totes dues sèries. Tot i que, en general, s’observa una preferencia pels nombres, vegem aquests tres tipus de codificació.

1) Codificació amb símbols alfabètics

Els principals avantatges que se’n deriven són:

a) Disposem de vint-i-vuit símbols alfabètics en contraposició a deu de numèrics.

b) Els símbols alfabètics, si es combinen de manera adequada, poden suggerir la identitat dels diversos noms utilitzats, mentre que és molt difícil trobar una relació immediata entre un nombre i la partida corresponent.

Per contra, els inconvenients de la codificació alfabètica són:

a) La codificació alfabètica resulta incòmoda i difícil de llegir quan es necessiten codis molt llargs. Només s’usen quan fan falta poques lletres per definir una partida determinada.

b) S’ha comprovat que, a la pràctica, es produeixen més errors quan s’utilitzen lletres que quan s’usen nombres.

2) Codificació amb símbols numèrics

Contràriament a les lletres, les xifres resulten més fàcils de llegir, es comprenen immediatament quan es llegeixen i permeten indicar més fàcilment la posició relativa entre les partides.

Per exemple, entre la partida 6 i la partida 17 és evident que hi ha 11 partides, la qual cosa no és tan evident entre la f i la n.

3) Codificació amb símbols alfanumèrics

S’usen combinacions de nombres i lletres per formar el codi, ja que aquest sistema permet usar símbols més curts que quan s’empren codis únicament numèrics.