1.1.5 Millores davant detecció de problemes d´organització

Per resoldre els problemes de gestió de documents la millor cosa és detectar problemes.

Una deficient gestió documental presenta habitualment uns símptomes ben característics. A continuació els hi relacionem perquè cas de complir algun d'ells puguin posar solució:

• Es conserven documents duplicats de manera que s'acaba acumulant una gran quantitat de paper i fitxers innecessaris (documents secundaris i còpies transitòries utilitzades eventualment per facilitar el treball). En el cas de l'arxiu tradicional de paper, la duplicació de documents aconsegueix, segons els anàlisis d'alguns experts, el 20% de les fulles emmagatzemades. Es tracta principalment de còpies que realitzen altres persones o departaments diferents al que ha elaborat l'original. És un costum bastant estès guardar una còpia de qualsevol document «per si de cas», que, en el millor dels casos, acaba en la paperera.

• Es mantenen documents que han esgotat el seu període de vigència, la qual cosa repercuteix en la necessitat d'un major espai d'emmagatzematge, ja sigui en el dipòsit d'arxiu, ja en el disc dur de l'ordinador o les unitats d'emmagatzematge utilitzades per realitzar còpies de seguretat. L'emmagatzematge de la documentació, tant en paper com en suport informàtic, és un cost ocult per les assessories. No hi ha més que calcular, d'una banda, el cost del m2 —tenint en compte els preus de lloguer o de venda de les oficines— i, d'altra banda, la despesa en material informàtic en els diversos suports d'emmagatzematge.

• Es perd molt temps en la localització i recuperació de documents, amb un cost que pot representar entre el 10% i el 20% del temps de treball del personal administratiu. Això no només repercuteix en les despeses salarials, sinó també en la dilació dels tràmits administratius i en la sensació de «estancament» que es genera en l'ambient de treball. És freqüent la cerca infructuosa o la pèrdua de documents, sobretot dels quals presenten una major freqüència d'ús, la qual cosa ocasiona trastorns importants i obliga moltes vegades a repetir el treball realitzat.

• La conversió de documents en paper a suport informàtic o viceversa està mal plantejada i genera abundants problemes, de manera que s'estableixen dos procediments paral·lels, un de tradicional en paper i un altre informàtic, pràcticament sense relació entre si. Així, a causa de l'absència de criteris documentals, una mateixa activitat suposa un doble esforç.

Una correcta gestió documental ha de solucionar els problemes anteriorment ressenyats a fi de:

• Proporcionar una major garantia de conservar els documents necessaris i, alhora, assegurar l'eliminació d'aquells documents i expedients que ja no siguin necessaris a efectes legals o no tinguin interès.
  

• Permetre un accés i una recuperació més fàcil dels documents i els expedients, millorant en general els fluxos de treball documental de l'assessoria.

• Disposar de més espai i evitar l'excessiu consum de consumibles i material d'arxiu (paper, carpetes, disquets, cartutxos de tinta, etc.).