2.1.3 Equips de reproducció.

Els aparells d'oficina són molt importants i en ells s'utilitzen els equips de reproducció d'informació que serveixen per fer diferents tipus de documents tals com a cartes, xecs, entre uns altres. 

Avui dia aquests documents han agilitzat les coses en les empreses i a continuació es mostra per què. Abans de parlar d'equips de reproducció d'informació hem de parlar de l'Ofimàtica.

Que és ofimática?

L'ofimàtica és el conjunt de tècniques, aplicacions i eines informàtiques que s'utilitzen en funcions d'oficina per optimitzar, automatitzar i millorar els procediments o tasques relacionats. Les eines ofimàtiques permeten idear, crear, manipular, transmetre  emmagatzemar informació necessària en una oficina. Actualment és fonamental que aquestes estiguin connectades a una xarxa local i/o a internet.

Qualsevol activitat que pugui fer-se manualment en una oficina pot ser automatitzada o ajudada per eines ofimàtiques: dictat, mecanografia, arxivat, fax, microfilmat, gestió d'arxius i documents, etc.

L'ofimàtica comença a desenvolupar-se en la dècada dels 70, amb la massificació dels equips d'oficina que comencen a incloure microprocessadors, deixant-se d'usar mètodes i eines per altres més modernes. Per exemple, es deixa la màquina d'escriure i es reemplaça per computadores i els seus processadors de text i fins i tot el dictat per veu automatitzat.

Eines i procediments ofimátics

• Processament de textos.
• Full de càlcul
• Eines de presentació multimèdia.
• Base de dades.
• Utilitats: agendes, calculadores, etc.
• Programes d'e-mail, correu de veu, missatgers.
• Eines de reconeixement de veu.
• Suite o paquet ofimàtic: paquet de múltiples eines ofimàtiques com Microsoft Office, Open Office, etc.

Equips de reproducció:

1)Processador de text

Un processador de text és una aplicació informàtica destinada a la creació o modificació de documents escrits per mitjà d'una computadora. Representa una alternativa moderna a l'antiga màquina d'escriure, sent molt més potent i versàtil que aquesta.

Funcions:

Els processadors de textos brinden una àmplia gamma de funcionalitats, ja siguin tipogràfiques, idiomàtiques o organitzatives, amb algunes variants segons el programa que es disposi. Com a regla general, tots poden treballar amb diferents tipus i grandàries de lletra, format de paràgraf i efectes artístics; a més de brindar la possibilitat d'intercalar o superposar imatges o altres objectes gràfics dins del text.

Com passa amb la majoria de les eines informàtiques, els treballs realitzats en un processador de textos poden ser guardats en forma d'arxius, usualment anomenats documents, així com impresos a través de diferents mitjans.

Els processadors de text també incorporen des de fa alguns anys correctors d'ortografia i gramàtica, així com diccionaris multilingües i de sinònims que faciliten en gran manera la labor de redacció.

2)Computador i ordinador

Ordinador

Un computador (cridat també ordinador o computadora) és una màquina. Com tota màquina, va ser dissenyada inventada i construïda per ajudar a l'home a fer una tasca específica amb major rapidesa i confiança. En el cas del computador, la tasca és bregar amb informació.

El primer computador es va completar en 1946. Es va cridar ENIAC. ENIAC podia ser programada per seguir instruccions i ajudar amb operacions matemàtiques complexes. Fins i tot va ser usada amb finalitats militars. Avui, els computadors poden executar milions d'instruccions per segon, ajudant a la humanitat a realitzar una varietat de tasques en una forma més ràpida i confiable que els nostres cervells humans, subjectes a l'error.

En general, un computador segueix instruccions. Els codis d'aquestes es guarden en programes i en discos fins que són utilitzats.

3)Dictàfon

Un dictàfon és un dispositiu d'enregistrament de so usat comunament per gravar un discurs que més tard ha de reproduir-se o mecanografiar-se. Aquests dispositius van ser comuns des de finals del segle XIX fins a la primera meitat del segle XX, quan els discos de vinil els van substituir.

4)Reproducció i emmagatzematge de documents

Multicopista

Les màquines d'oficina per reproduir documents amb la seva grandària completa es denominen multicopistes i estan dissenyades per fer còpies. Les empreses segueixen emmagatzemant els seus documents en paper en arxius, encara que gran part d'aquests s'emmagatzemen ja electrònicament o en pel·lícula.

Arxiu en paper

5)Multicopies i impressores

Mainframes

Durant la primera meitat del segle XX les tasques financeres i de comptabilitat es realitzaven manualment o amb màquines comptables, de facturació, de tabulació o similars. Cap a 1950 aquestes màquines van ser substituïdes per mainframes, costoses màquines de gran grandària i alta velocitat que requerien operadors especials i una instal·lació d'aire condicionat per evitar reescalfaments.

Aquestes màquines, que ja només s'utilitzen en grans empreses que necessiten processar un gran volum de dades, treballaven en temps compartit, és a dir, diverses empreses utilitzaven un mateix mainframe i es repartien el cost de l'equip. Això garantia la màxima rentabilizació d'aquest.

Impressora multifunció

Una impressora és un perifèric de sortida d'un ordinador que permet obtenir una còpia física, generalment en paper o transparències, d'un document d'imatge o de text en format electrònic. 

Moltes impressores s'usen com a perifèrics locals, connectades directament per un cable d'impressora (port paral·lel) o, en versions més modernes, per un cable USB a l'ordinador que fa de font del document. En canvi, les impressores de xarxa porten incorporades interfícies de xarxa (típicament Ethernet o WiFi) que els permeten connectar-se directament a la xarxa i servir com a impressora per a qualsevol usuari de la xarxa. Les impressores normalment es dissenyen per funcionar alhora tant en mode local com en mode de xarxa.

A més, algunes impressores poden imprimir documents directament de dispositius electrònics com targetes de memòria, càmeres de fotos o escàners. Altres impressores vénen combinades amb escàners o màquines de fax, i poden funcionar com a fotocopiadores. A aquest tipus d'impressores se'ls acostuma a anomenar Impressores Multifunció.

6)Microfilm i microfitxa

Microfilm

A pesar que els documents que es generen per computadora solen emmagatzemar-se com a fitxers en cinta magnètica o disc, tant aquests documents generats per computadora com els de paper també poden emmagatzemar-se en microfilm o en microfitxes.

L'espai que para això es necessita és molt reduït i el maneig i la recuperació se simplifiquen quan s'utilitza el microfilmat, doncs redueix fotogràficament les imatges i crea transparències en miniatura que poden ampliar-se per a la seva lectura o impressió.

7)Màquina documental

La nova era del llibre i del document electrònic ha començat de debò. Diverses novetats al món de la microinformàtica, aparentment  desconnectades, caminen en realitat en la mateixa adreça: convertir al microordinador en una "màquina literària" (Ted Nelson dixit) o en una màquina documental, desplaçant la seva funció original com a màquina numèrica.

Per a això es necessitaven alguns requisits que ja s'estan començant a complir:

• No perdre qualitat tipogràfica en els documents en suport electrònic.
•  No perdre  el format original dels documents electrònics quan s'intercanvien entre aplicacions o entre ordinadors.
• Explotar les possibilitats d'accés aleatori a la informació que proporcionen els micros, amb temps de recuperació d'informació textual que són (gairebé) independents de la massa d'informació tractada.

8)Keyfile

És un producte tancat, que s'integra més o menys amb Windows i facilita la tasca d'arxivar documents en un servidor. Permet catalogar el contingut amb etiquetes, com a descripció o títol. Altres característiques són el control de versions, un senzill però potent espai de treball Windows, visors per a múltiples tipus de documents.

La veritat que és bastant vell, i ni tan sols busca dins dels documents, és una solució software per a la gestió documental que transforma l'arxiu tradicional en paper en un procés electrònic eficaç i de baix cost. Proveeix funcionalitats per al seguiment, gestió, organització, control de versions i seguretat de la documentació en múltiples tipus de formats: faxos, email, imatges escanejades, fitxers electrònics, text, etc. 

Organitza i agrupa els documents per millorar els processos de negoci i augmentar la productivitat.

Keyfile està desenvolupat amb una arquitectura de 3 capes. El client Keyfile, denominat Workspace, proveeix un entorn gràfic similar a un lloc de Windows o d'un navegador, depenent de les preferències dels usuaris. L'Extensió al Servidor d'Internet de Keyfile (KFIIS) permet l'accés als documents de Keyfile des d'Internet. El Servidor de Documents de Keyfile (KDS), emmagatzema i serveix ràpidament els documents, i implementa amb fiabilitat els processos de negoci. La Base de dades d'Objectes Keyfile (KOD), és un repositori d'objectes organitzat jeràrquicament que manté el Servidor de Documents i al que s'accedeix a través del Servidor.

9)Funció digitalització

Acció de convertir en digital informació analògica. En altres paraules, és convertir qualsevol senyal d'entrada contínua (analògica) en una sèrie de valors numèrics.

Per exemple, una fotografia en paper pot digitalitzar-se perquè pugui ser processada en una computadora (o un altre dispositiu digital similar). La informació digital és l'única informació que pot processar una computadora, generalment en el sistema binari, és a dir uns (1) i zeros (0).

Procés de digitalització

Existeixen diferents formes de digitalitzar informació, generalment depèn del tipus d'informació. Per exemple, una fotografia en paper sol digitalitzar-se emprant un escáner. En canvi, el so sol digitalitzar-se emprant un micròfon, que ho transmet a la placa de so, on es digitalitza. Veure àudio digital. 

En quant a documents de text en paper, solen digitalitzar-se emprant sistemes OCR, que reconeixen els símbols escrits i els converteixen en caràcters editables en la computadora.

10)Fotocopiadores

Una fotocopiadora és aquella màquina o artefacte que utilitzem per copiar algún document, és a dir, per fabricar còpies de paper a paper. La màquina fotocopiadora, bàsicament, copia un document en posicionar-ho sobre un vidre. El document és escombrat per un raig de llum que al seu torn projecta la imatge sobre un tambor fotosensible, el que es carrega elèctricament d'acord a la llum rebuda.

El tòner o pols pigmentat s'adhereix a les zones carregades, la qual cosa dóna com a resultat una còpia de la imatge original, la qual després és impresa en aplicar-se el tambor sobre el document resultant.

11)Scanner

Perifèric que permet transferir una imatge des d'un paper o superfície i transformar-los en gràfics digital (procés també anomenat digitalització).

Existeixen actualment escàners que capturen objectes en tres dimensions. Solen utilitzar un feix de llum o làser per realitzar el procés.

Els escàners no distingeixen el text dels gràfics, per tant, ha d'existir un processament de la imatge escanejada per generar text editable. Aquest procés és anomenat OCR, i existeixen múltiples aplicacions per a tal fi.

La majoria dels escàners empren matrius CCD per capturar les imatges de l'exterior. Els CCD consisteixen en línies de petits receptors de llum, que són els que capten la intensitat i freqüència dels colors en la imatge que s'escaneja. La qualitat del CCD és un dels factors més importants en la qualitat de la imatge escanejada. La resolució dels escàners es mesura en DPI.

Actualment els escàners vénen juntament amb les impressores, aquests dispositius són anomenats impressores multifunció.