1.2.1 Identificació de suports, mobiliari, estris, elements d'arxiu i contenidors.

CLASSIFICACIÓ DELS DOCUMENTS

La classificació dels documents consisteix a arxivar aquests d'una forma lògica i no arbitrària que permeti una localització ràpida dels mateixos en qualsevol moment. Atenent a les característiques o criteris existents en l'empresa a la hora de poder classificar, podrem establir diferents formes:

- Atenent a la ubicació dels arxius:

• Arxiu centralitzat. Tota la documentació de l'empresa es guarda en una mateixa ubicació, que podrà estar en la mateixa empresa o en un lloc diferent.
• Arxiu descentralizat. La documentació es guarda en diferents ubicacions, d'aquesta forma, es podran establir diferents sistemes de classificació per ubicació.

- Atenent a la freqüència de consulta:

• Arxiu actiu. Es consulta de forma freqüent. Aquells documents que la seva consulta sigui menor o menys freqüent, es traslladaran a l'arxiu *semi actiu.
• Arxiu  semi actiu. Solen contenir documents procedents de l'arxiu actiu. Es mantenen durant un període de temps estipulat i després es analitza quin d'ells es traslladarà a l'arxiu inactiu.
• Arxiu inactiu. En ell es solen guardar aquells documents que no consulten o si es fa, es farà de forma esporàdica, un exemple de document que sol arxivar-se en aquest tipus d'arxius són les escriptures de constitució de l'empresa, arxius documentals o històrics que representen un valor simbòlic per a l'empresa. Des d'aquest arxiu podran passar alguns documents a la seva destrucció definitiva.
  

-Atenent que allò que es desitja emmagatzemar:

Safates horitzontals

• Arxiu horitzontal. Els documents es posicionaràn de forma horitzontal, un sobre unaltre, per exemple, les carpetes  classificadores.
• Arxiu vertical. Els documents es disposaran de forma vertical, un darrere de l'altre, per exemple, els calaixos de carpetes penjants.

  

  Safates de paret i penjants
• Arxiu lateral. Els documents se situaran de forma lateral, la qual cosa permetrà veure els cants o lloms de les carpetes on se sol indicar el text descriptiu d'allò que contenen.

  

  Contenidors laterals

- En funció de la privadesa:

• Arxius personals. Espai físic reservat a una única persona i que, per tant, haurà de disposar d'un tancament de seguretat per preservar el contingut del seu interior. Taquilles, calaixos de taula amb clau, etc.
• Arxius departamentals. Lloc on s'emmagatzema documentació departamental, per tant, únicament tindran accés les persones pertanyents al departament o el responsable màxim del mateix.
• Arxius generals. Arxiu d'accés general, per tant, qualsevol persona que tingui els permisos oportuns podrà accedir a l'arxiu per localitzar qualsevol document.

NORMES D´ARXIU

Perquè un arxiu reuneixi les condicions d'idoneïtat i funcionalitat será necessari tenir prevista una planificació del mateix abans de començar a arxivar, ja que en cas contrari, costarà molt replanificar una vegada que hàgim arxivat un gran nombre de documents. Ens permetem donar-li una sèrie de consells:

1. Hem de triar l'o els mètodes correctament perquè la classificació sigui senzilla i fàcil d'utilitzar.
2. L'arxiu sovint no només és d'ús personal (secretària) sinó que hi ha elements en l'arxiu la consulta del qual podrà realitzar-la una altra persona autoritzada, per aquest motiu, hem d'establir unes pràctiques de control i senzillesa en el maneig de la informació.
3. Si l'arxiu és molt gran i/o confidencial, s'hauran de disposar d'espais físics adequats (càmeres, càmeres ignífugas, càmeres blindades, etc.). En molts casos es precisarà manteniment per personal especialitzat.
4. Haurà d'existir unes normes internes de consulta.
5. Hem de comptar amb màquina destructora de paper per a l'eliminació de documentació, tal com hem exposat amb anterioritat.

RECURSOS DISPONIBLES PER ARXIVAR

Al mercat existeix una gran quantitat d'elements que ens permetran arxivar correctament en funció de les nostres necessitats. Anem a veure cuals són els més comuns:

Carpetes per arxiu

Carpetes. Bàsicament està format per una cartolina de cartró plegada que permet emmagatzemar documents en el seu interior. Solen portar pestanyes o zones on identificar la documentació que estem guardant. Existeixen carpetes amb diferents sistemes de magatzematge: perforades, suspeses, etc.

El sistema a triar dependrà en gran manera de les preferències i de la ubicació física.

Guies classificatories

Guies. Són separadors de classificació, aquests estan formats per una cartolina de certa grossor que permet separar la documentació situada dins d'una mateixa carpeta. Disposa d'una sèrie de pestanyes que permeten una localització més ràpida.

Separadors de carpetes

Indicadors o separadors. 

Són elements que se solen col·locar entre la documentació situada en una carpeta o arxiu amb la finalitat de separar les mateixes. La diferència pel que fa a leS guies és que aquestes solen disposar-se en diferents colors i per ells s'identificarà la documentació que separen. També s'usen com a element senyalitzador, per exemple, per recordar un determinat document, fer una trucada d'atenció etc.

Pinces per subjectar

Pinces. s'utilitzen per subjectar un conjunt de documents. Existeixen de diferents tipus: de penjador, individuals, etc.

Arxivadors

Arxivadors. Són carpetes que ens van a permetre arxivar tota la documentació. En el seu interior solen portar un sistema d'ancoratge per als documents que porten, aquests solen ser diferents: perforats, per pressió, de palanca, etc.

Els arxivadors solen tenir en el llom una zona que permet escriure o inserir fitxes amb la finalitat d'identificar correctament la documentació que dins porta.

Fundes

Funda. Les fundes permeten mantenir els folis en bon estat, no obstant això, es haurà d'anar amb compte quan els documents estiguin recentment impresos, sovint, la tinta sol adherir-se al plàstic de la funda quedant el document danyat. Existeixen carpetes amb un cert nombre de fundes en el seu interior.

Caixes arxivadores

Caixes archivadores. Utilitzades per albergar documents, arxiu definitiu, fitxes, etc. Existeixen diverses grandàries i tipus en funció d'allò que es pretén guardar.

Safates apilables

Safates apilables. Normalment utilitzades en la mateixa taula de treball, permeten separar la primera documentació que li arriba al professional del secretariat, per exemple, cartes, informes, etc.

Aquesta documentació roman apilada un curt espai de temps per posteriorment ser destruïda o emmagatzemada en un fitxer definitiu. Aquest tipus de safates permeten disposar de la documentació en horitzontal o en vertical segons el model.

Microfilm

Microfilm. Sistema utilitzat en arxius grans. Permet microfilmar un document i emmagatzemar-ho posteriorment d'una forma reduïda (una pel·lícula de microfilm). L'avantatge principal resideix en l'estalvi d'espai, però requereix d'un sistema de visualització específics. Aquest sistema és molt utilitzat en les hemeroteques.

Emmagatzematge digital

Emmagatzematge digital.
Existeixen escàners potents que permeten digitalitzar qualsevol document perquè posteriorment pugui guardar-se en dispositius de emmagatzematge digital, tals com: discos durs (HD), pendrives, servidors, servidors virtuals, etc. Per això, avui dia es fa necessari que qualsevol empresa emmagatzemi els seus documents no solament en suport físic, sinó en format digital, ja que aquest últim format presenta l'avantatge que la información es podrà i enviar-se d'una forma fàcil i còmoda a través d'Internet.

Codis de barres

Codis de barres. Aquest sistema, a més de resultar útil per a la gestió comercial, avui dia s'usen en els arxius informàtics moderns i grans, ja que a cada document o bloc d'ells se'ls assigna un codi de barres que permet identificar el contingut del mateix. Posteriorment mitjançant un programa informàtic es coneixerà la ubicació exacta del document. Aquest sistema fa necessari disposar de lectors de codis de barra o programari informàtics basats en bases de dades per a la seva ubicació i localització posterior.

Sistema d'emmagatzematge de documentació per codi de barres Els dispositius d'emmagatzematge per codis de barra són sovint utilitzats per empreses que hagin d'emmagatzemar gran quantitat de documents, per exemple, les companyies asseguradores.

Caixa forta

Emmagatzematge de seguretat. Existeixen zones, arxivadors o armaris de seguretat que permeten albergar en ells tota aquella documentació que degui preservar-se. La major o menor mesura de seguretat vindrà definida pel tipus de documentació que desitgem emmagatzemar. Però a més dels anteriors sistemes que ens permeten arxivar, existeixen uns altres sistemes que complementen les tasques de gestió i manteniment d'un arxiu.