TEMA 1: GESTIÓ D´ARXIUS, PÚBLICS I PRIVATS

L’estudi del tractament de la información és una tasca molt important per als treballs de secretariat  atès que, sovint, es treballa amb quantitats importants de dades i d’informació que ha d’estar ben organitzada per tal que sigui accessible quan calgui. Les empreses han de disposar de sistemes per al tractament de la informació adaptats a les seves necessitats específiques i el personal de l’empresa ha de ser capaç de buscar-la, obtenir-la, processar-la i comunicar-la.

Gestió dárxius

Aixó constitueix la base fonamental a partir de la qual es construeixen les bases de dades que han de servir per gestionar la informació.

Gestió d´arxius

En el nucli d’activitat “L’arxiu convencional” es presenten els sistemes d’organització i de recerca de la informació i dels documents de l’arxiu en suport convencional. Es tracten les diverses tècniques per classificar i codificar els documents i, també, les diverses fonts d’informació i suports per a la documentació del material d’arxiu.

En el nucli d’activitat “Les bases de dades” s’introdueix el concepte de bases de dades i la seva utilització. Es distingeix entre les bases de dades documentals, que solen contenir informació en forma de documents, i les bases de dades relacionals, que permeten gestionar dades que estan interrelacionades.

El nucli d’activitat “El model relacional” tracta de les bases de dades relacionals, de com s’estructuren les dades, de quin tipus de claus existeixen, del tipus de relacions que hi pot haver entre les dades i de la seva integritat.

Géstió documental pública

Resaltar la importancia que té, la integració del sistema de gestió documental i l´Administració. Actualment, a les administracions públiques se’ls exigeix un major nivell de competitivitat, d’orientació al ciutadà, d’eficiència i eficàcia en la seva gestió. Aquesta modernització passa necessàriament per aconseguir una millora en els sistemes d’informació i en l’agilització dels procediments administratius. En aquest treball es defen la hipòtesi de que el requeriment bàsic per què es produeixi una integració eficaç del sistema documental com a un sistema administratiu que consisteix en contemplar la gestió del document com un sistema que abarca tot el seu cicle vital: des de la seva creació fins la seva transferència a l’arxiu. Aquesta nova forma d’entendre globalment el procés encamina a les diferents parts implicades a entendre’s: la comunicació, la col·laboració i la coordinació entre les diferents unitats administratives i entre els diferents tipus de professionals.

Gestió documental privada

En canvi els arxius privats reuneixen els documents produïts i/o rebuts per persones físiques o jurídiques en el transcurs d'activitats no regides pel dret públic.