Gestió d' Arxius JC-LG: marzo 2014

L’estudi del tractament de la información és una tasca molt important per als treballs de secretariat atès que, sovint, es treballa amb quantitats importants de dades i d’informació que ha d’estar ben organitzada per tal que sigui accessible quan calgui. Les empreses han de disposar de sistemes per al tractament de la informació adaptats a les seves necessitats específiques i el personal de l’empresa ha de ser capaç de buscar-la, obtenir-la, processar-la i comunicar-la.

Gestió dárxius

Aixó constitueix la base fonamental a partir de la qual es construeixen les bases de dades que han de servir per gestionar la informació.

Gestió d´arxius

En el nucli d’activitat “L’arxiu convencional” es presenten els sistemes d’organització i de recerca de la informació i dels documents de l’arxiu en suport convencional. Es tracten les diverses tècniques per classificar i codificar els documents i, també, les diverses fonts d’informació i suports per a la documentació del material d’arxiu.

En el nucli d’activitat “Les bases de dades” s’introdueix el concepte de bases de dades i la seva utilització. Es distingeix entre les bases de dades documentals, que solen contenir informació en forma de documents, i les bases de dades relacionals, que permeten gestionar dades que estan interrelacionades.

El nucli d’activitat “El model relacional” tracta de les bases de dades relacionals, de com s’estructuren les dades, de quin tipus de claus existeixen, del tipus de relacions que hi pot haver entre les dades i de la seva integritat.

Géstió documental pública

Resaltar la importancia que té, la integració del sistema de gestió documental i l´Administració. Actualment, a les administracions públiques se’ls exigeix un major nivell de competitivitat, d’orientació al ciutadà, d’eficiència i eficàcia en la seva gestió. Aquesta modernització passa necessàriament per aconseguir una millora en els sistemes d’informació i en l’agilització dels procediments administratius. En aquest treball es defen la hipòtesi de que el requeriment bàsic per què es produeixi una integració eficaç del sistema documental com a un sistema administratiu que consisteix en contemplar la gestió del document com un sistema que abarca tot el seu cicle vital: des de la seva creació fins la seva transferència a l’arxiu. Aquesta nova forma d’entendre globalment el procés encamina a les diferents parts implicades a entendre’s: la comunicació, la col·laboració i la coordinació entre les diferents unitats administratives i entre els diferents tipus de professionals.

Gestió documental privada

En canvi els arxius privats reuneixen els documents produïts i/o rebuts per persones físiques o jurídiques en el transcurs d'activitats no regides pel dret públic.

1.1. Aplicació de tècniques d'arxiu documental:

La Gestió Documental és una labor importantíssima, i moltes vegades vital, en la organització d'una oficina. Crear, rebre, registrar, classificar i emmagatzemar arxius o documents, són elements que formen part d'aquesta gran tasca que és la gestió de documents.

Classificació de documents

Existeixen diversos tipus d'arxius o documents que quotidianament són manejats en les oficines. Els hi ha del tipus físic, com del tipus digital. De la mateixa manera, una de les tasques més importants d'aquesta activitat: la classificació de documents.

Serà important conèixer també, com registrar un document índex i com arxivar la documentació. Diferenciarem els arxius físics dels arxius electrònics.

1.1.1 Sistemes de classificació i ordenació.

Per aconseguir un arxiu útil i eficaç cal establir bé els mètodes de classificació i codificació dels documents que el formen. Fixem-nos en el significat d’aquests dos conceptes abans de veure els mètodes que hi podem aplicar.

Classificació

LA CLASSIFICACIÓ és una tècnica per a la identificació i el reagrupament sistemàtic d’elements similars segons unes característiques comunes.

Existeixen diferents mètodes de classificació estandarditzada (norma AENOR) que ens permetrà classificar l'arxiu d'una forma correcta, ja que la norma aplica un criteri clar per a cada cas, àdhuc donant-se una casuística diferent. Els diferents mètodes de classificació s'hauran d'adaptar a les característiques del arxiu, a la forma de treball o a la política d'empresa. Passem a detallar els diferents sistemes emprats, donant una mostra de les normes a aplicar en cada cas, no obstant això, si anés a treballar amb una gran quantitat de documents, li recomanem que busqui informació relativa a la norma AENOR per poder aplicar-la amb major criteri davant casos complexos de classificar.

1)Sistema alfabètic

El sistema alfabètic permet classificar usant la lletra de l'alfabet i l'ordre que ocupa aquesta. Per a la utilització d'aquest mètode serà necessari determinar una paraula principal ordenatriu que serà la que defineixi el criteri d'ordenació, per exemple, el primer cognom, el tema, etc.

Però existeixen excepcions que podrien complicar la classificació, per a això, es hauran de tenir en compte les següents normes aplicades a aquestes excepcions:

Si anem a classificar persones atenent al seu primer cognom i aquest és el mateix en les dues, s'usarà el segon cognom com a element classificatori. És possible trobar persones amb tots dos cognoms idèntics, si es donés aquesta circumstància, usaríem el nom com a paraula ordenatriu. Si les dues persones tinguessin el mateix nom i els mateixos cognoms, s'haurà d'utilitzar una paraula ordenatriu diferent per a la seva classificació, com per exemple, la població o el carrer de residència de cadascuna d'elles.
Quan els cognoms són composts, per exemple, Maria del Mar Carrero López-Serrano, es consideraran els cognoms per separat, és a dir, com si la persona tingués tres cognoms en lloc de dos.
Tampoc es tindran en compte a l'efecte de classificació les partícules: de, la, l'i, com per exemple: Julián d'Heras Fernández. Amb caràcter general de classificació serà considerat com Julián Heras Fernández.
Quan es tracta de classificar noms d'empreses, la norma és triar com paraula ordenatriu el primer dels substantius que contingui el nom complet de l'empresa, seguidament, s'indicaran la resta dels termes separats mitjançant una coma, per exemple, RMG Industrial, es classificarà com RMG, Industrial. Un altre exemple de classificació podria ser: El Corte Inglés, S. A. es classificaria com Corte Inglés El, S.A.
Si el nom de l'empresa conté un nom propi o una zona geográfica determinada, per exemple, Manuel Mantón, S.L. o Persianes Arganda, S. A. es classificarà el document pel nom propi o pel nom de la zona geogràfica, és a dir, Mantón Manuel, S.L. i Arganda Persianes, S.A.
Existeixen noms d'empreses que comencen per paraules com: Nebots, Hereus, Fills, Societat, Companyia, Magatzem, etc., o abreviatures opartícules com de, el, Cia.., S. A., etc. La norma és no considerar-les a efectes de classificació.
Quan el nom de l'empresa estigui format per nom propis, perexemple: García Carrión, S. a. el criteri de classificació serà idèntic que l´utilitzat per a persones.
Si anem a classificar Organismes Oficials, usarem per a la seva classificació la seva denominació general. Per exemple:

Les empreses amb nom abreujats, es classificaran segons el seu nom complet, excepte aquelles l'abreviatura de les quals sigui coneguda internacionalment, per exemple:

Quan el nom d'una empresa comenci per un article, aquest no es tindrà en compte a l'efecte de classificació.

2) Sistema geogràfic

Aquest sistema es basa en la classificació de document segons el lloc pel qual aquests es trobin relacionats, per exemple, les factures de clients per la ciutat on aquests es troben situats.

La classificació podrà disposar-se en diversos nivells: País -->Comunitat Autònoma/Estat -->Província-->Localitat-->Adreça-->Persones.

Aquest sistema permet la seva utilització amb el sistema anterior (alfabètic-geogràfic), de tal forma que podem classificar un document per la seva procedència geogràfica i el seu títol pel sistema alfabètic, així per exemple una possible classificació per a Espanya seria la següent:

Castella León -->Àvila-->El tremolo -->Díaz, Forjats, S.A.

Castella-la Manxa --> Madrid -->Arganda del Rei -->Alfaro Aluminis, S.L.

És evident que aquelles empreses que treballin amb documentació i que aquesta sigui susceptible de poder-se classificar per zones geogràfiques, aquest sistema aportarà dinamisme i facilitat a l'hora de classificar i localitzar informació, si a això unim l'aportació de la classificació alfabètica, disposarem d'un sistema combinat fàcil d'usar. Però aquest sistema té com a principal inconvenient que devem recordar les diferents zones geogràfiques, si aquestes representen una gran quantitat, haurem de disposar d'una base de dades auxiliar per a la seva gestió.

3)Sistema de matèries/assumptes/sistemàtics

Mitjançant aquest sistema podrem classificar atenent als diferents assumptes, matèries o temes, de tal manera que aquells documents que tinguin relació amb el mateix assumpte portaran la mateixa classificació. Com és lògic, podria haver-hi varis documents en una mateixa carpeta per assumpte, per a això, la qual cosa se sol fer és realitzar subdivisions d'assumptes fins a arribar a classificar per mètodes alfabètics, numèrics, etc.

Un exemple de classificació per a una empresa de viatges podria ser la següent:

Viatges-->Canadà -->De negocis -->Díaz Martín, Rafael-->Fernández Gómez, Gerardo

L'assumpte principal seria Viatges, al seu torn aquest podrà tenir diferents subdivisions:

Canadà, Regne Unit, França, etc., al final de la classificació tindrem a les persones ordenades segons el criteri alfabètic.

Ara pensem en empreses com gestaries, aquest sistema resultaria molt còmode a l'hora de classificar, ja que podríem iniciar la classificació d'acord amb els assumptes que es manegin: comunitats, empreses, litigis, Hisenda, etc. Al seu torn subclasificariem les vegades que anés necessària fins a aconseguir el nostre propòsit.

4)Sistema numèric

Permet classificar documents assignant a aquests un nombre correlatiu de “n” xifres, per a això, cada document haurà de portar una fitxa informativa on es reflecteixi el contingut de l'expedient. Podran utilitzar-se colors, índexs auxiliars o uns altres elements que facilitin la classificació.

Aquest sistema té un avantatge sobre la resta d'ells i és la possibilitat d'arxivar de forma il·limitada, ja que disposem d'infinits nombres. Com a inconvenient destacarem que sempre s'haurà de disposar i consultar un índex auxiliar que ens informi què correspon a cada nombre.

5)Sistema cronològic

Mitjançant aquest sistema podem classificar els documents en funció de la data (emissió, expedició), situant aquests en ordre cronològic. Est pot ser el cas de les factures a clients o proveïdors, que solen arxivar-se en carpetes per anys i de forma cronològica. Com a inconvenient, aquest sistema obliga a conèixer la data del document per a la seva localització.

6)Sistema decimal

Mitjançant aquest sistema es realitzen 10 grups i a cadascun d'ells se li assignarà un nombre del 0 al 9.

A més, cadascun dels grups podrà subdividir-se en altres 10 més, representant-se cadascun d'ells mitjançant un nombre de dues xifres; la primera sempre ens indicarà el grup inicial al que pertany.

Al seu torn, cadascun dels grups de segon nivell podrà subdividir-se en un altre de tercer nivell, d'aquesta manera, el nombre ara contindrà tres dígits: el primer identificarà al primer grup, el segon al segon grup i el tercer serà un nombre comprès entre 0 i 9.

De la mateixa manera es podrien realitzar tantes classificacions i subclassificacacions com siguin necessàries. Aquest sistema permet la classificació i l'arxiu de grans quantitats de documents, se sol usar en, per exemple, biblioteques, asseguradores, etc.

Vegem un exemple de classificació d'una agència de viatges:

GRUP 1

1. Viatges Nacionals.

2. Viatges a l'Estranger.

3. Viatges d'empresa.

El grup 1 podria subdividir-se en un subgrup 1, quedant de la següent forma:

1. Costa.

2. Interior.

3. Muntanya.

Si subdividim el subgrup 1.1 el podríem classificar en:

110. Nord.

111. Est.

112. Oest

És a dir, el codi 110. Representaria la documentació relativa a: Viatges Nacionals
--> Costa --> Nord.

L'avantatge principal d'aquest sistema radica que aquesta podrà ser il·limitada, pel contrari, hem de disposar d'un arxiu auxiliar amb la identificació de text associada a cada valor numèric.

Codificació

LA CODIFICACIÓ és l’assignació de nombres, lletres o altres símbols als elements d’un tot, segons un pla sistemàtic, per tal de distingir-ne les diferents categories i les diferents partides dins de cada categoria.

Tipus de codificació

La codificació es pot efectuar utilitzant nombres o lletres o bé una combinació de totes dues sèries. Tot i que, en general, s’observa una preferencia pels nombres, vegem aquests tres tipus de codificació.

1) Codificació amb símbols alfabètics

Els principals avantatges que se’n deriven són:

a) Disposem de vint-i-vuit símbols alfabètics en contraposició a deu de numèrics.

b) Els símbols alfabètics, si es combinen de manera adequada, poden suggerir la identitat dels diversos noms utilitzats, mentre que és molt difícil trobar una relació immediata entre un nombre i la partida corresponent.

Per contra, els inconvenients de la codificació alfabètica són:

a) La codificació alfabètica resulta incòmoda i difícil de llegir quan es necessiten codis molt llargs. Només s’usen quan fan falta poques lletres per definir una partida determinada.

b) S’ha comprovat que, a la pràctica, es produeixen més errors quan s’utilitzen lletres que quan s’usen nombres.

2) Codificació amb símbols numèrics

Contràriament a les lletres, les xifres resulten més fàcils de llegir, es comprenen immediatament quan es llegeixen i permeten indicar més fàcilment la posició relativa entre les partides.

Per exemple, entre la partida 6 i la partida 17 és evident que hi ha 11 partides, la qual cosa no és tan evident entre la f i la n.

3) Codificació amb símbols alfanumèrics

S’usen combinacions de nombres i lletres per formar el codi, ja que aquest sistema permet usar símbols més curts que quan s’empren codis únicament numèrics.

1.1.2 Finalitat i objectius.

Finalitat i Objectius de Tècniques d'Arxiu Documental

Les finalitats o objectius perseguits amb una bona classificació tècnica i de gestió de documents, poden ser els següent:

Accés a la informació ràpida i fàcilment.
Facilitant el control de la informació.
Complir amb els requisits legals pel que fa a la conservació dels documents.

Les normes de classificació per tal que treballeu ordre d'arxiu i document és més eficient (No totes aquestes normes tenen caràcter preceptiu i algunes tenen caràcter de "recomanacions")

Recomanacions:

La primera és per elegir un criteri d'ordenació.
El sistema de classificació seleccionat hauria de ser fàcil d'entendre i manejar per a aquells que han de treballar en el.
Classificació i ordre hauria d'estar en consonància amb les nostres necessitats.
La classificació alfabètica sempre ha de prevaldre. Hi ha diversos mètodes o sistemes, els més freqüents són recollits en l'apartat anterior.

1.1.3. Índexs d'arxiu: actualització.

Indexació és el procés pel qual són enregistrades ordenadament dades i informació per construir el seu índex, que facilita la recerca d'informació i ajuda a seleccionar la informació més rellevant d'acord amb les característiques dels usuaris amb major completesa.

Indexació

El contingut conceptual dels documents es representa per mitjà d’un conjunt de símbols o paraules de llenguatge natural, les quals poden procedir d’una col·lecció predeterminada o ser paraules rellevants del mateix contingut del document.

La indexació es fa per mitjà dels anomenats llenguatges d’indexació. N’hiha de dos tipus:

• Llenguatges lliures.
• Llenguatges controlats.

Indexació lliure

1)Llenguatges lliures

Els llenguatges lliures poden estar formats per les llistes de paraules clau i els descriptors lliures.

a) Llista de paraules clau: és una col·lecció de paraules rellevants, extretes automàticament per l’ordinador, del títol, del resum o bé del text complet del document. En aquest procés s’exclouen les paraules sense significació, com ara articles, preposicions, etc., també denominades paraules buides.

D’altra banda, i com a avantatge d’aquest sistema, cal esmentar que, com que aquesta llista comprèn tots els mots significatius del document, la recerca es pot afinar per a paraules molt específiques.

b) Descriptors lliures: són una col·lecció o llista de conceptes extrets del contingut del document o que hi tenen relació mitjançant una operació intel·lectual, és a dir, procedent de l’anàlisi del document per una persona qualificada (el documentalista).

2)Llenguatges controlats

En aquests tipus de llenguatge, les paraules o conceptes que serveixen per indexar un document formen part d’una llista construïda prèviament. És a dir, que abans de començar a indexar documents, es crea una col·lecció o llista de conceptes o paraules en la qual ens haurem de basar per indexar el document.

Els descriptors són paraules o expressions compostes que permeten la indexació del document. Aquests descriptors els extreu el documentalista, a partir de l’anàlisi del document, d’una llista definida prèviament i que és l’única font autoritzada. Aquests descriptors permeten la indexació del document.

La llista d’autoritat és un conjunt predefinit i limitat de noms i expressions.

En la seva preparació s’eliminen al màxim els problemes de sinonímia i de polisèmia (diferents significats de la paraula en funció del context). El volum que necessita per emmagatzemar les referències és més petit que

en els llenguatges lliures.

El tesaure també és un conjunt predefinit, limitat i sobretot estructurat de noms i expressions. Les seves característiques redueixen al màxim els problemes de precisió amb el llenguatge, cosa que facilita notablement les recerques.

En resum, un descriptor és la llista de paraules o expressions que pertanyen al llenguatge controlat. De tota manera, per extensió, i tot i que no és gaire correcte, també s’anomenen descriptors les dels llenguatges no controlats (llistes de paraules clau i descriptor lliure)

1.1.4 Aplicació de manuals d´ajuda

Ajuda i suport tècnic

El manual d'ajuda sovint conté informació i exemples de formes, autoritzacions o documents necessaris que ajudin al desenvolupament correcte de les activitats dins l'empresa. En el gravat i transmesa sense distorsionar la informació bàsica relacionades amb el funcionament de totes les unitats, també conté una descripció exacta de com ha de ser desenvolupat les activitats.

La tasca d'elaborar manuals d'ajuda requereix gran precisió, cada vegada que les dades han de conformar-se amb el millor precisió per evitar confusions en la interpretació del seu contingut pel que veig. És per això que hauria de ser atenció en cada una de les seves etapes d'integració, esbossar un projecte on s'aconsegueixen tots els requisits, fases i procediments subjacents a l'execució dels treballs.

Per desenvolupar suport manuals cal seguir els següents passos:

1)Definir els continguts:

Introducció.
Objectius.
Àrees d'aplicació.
Responsable.
Polítiques.
Descripció de les operacions.
Format.
Diagrames de flux.
Terminologia.

2)Recopilació d'informació.

Estudi preliminar de les àrees.
Preparació de l'inventari dels procediments.
Integració de la informació.
Anàlisi de la informació.
Procediments gràfics.
Revisió dels objectius, àmbit d'actuació, les polítiques i les àrees responsables.
Implementació i recomanacions per a la simplificació dels procediments.

A l'acabament del document ha de ser revisat per verificar que la informació és completa, es veraç i no té contradiccions.

És necessari mantenir els manuals permanentment actualitzats a través de revisions periòdiques, per tal de tenir-los d´adequats a la realitat de l'operació.

1.1.5 Millores davant detecció de problemes d´organització

Per resoldre els problemes de gestió de documents la millor cosa és detectar problemes.

Una deficient gestió documental presenta habitualment uns símptomes ben característics. A continuació els hi relacionem perquè cas de complir algun d'ells puguin posar solució:

Es conserven documents duplicats de manera que s'acaba acumulant una gran quantitat de paper i fitxers innecessaris (documents secundaris i còpies transitòries utilitzades eventualment per facilitar el treball). En el cas de l'arxiu tradicional de paper, la duplicació de documents aconsegueix, segons els anàlisis d'alguns experts, el 20% de les fulles emmagatzemades. Es tracta principalment de còpies que realitzen altres persones o departaments diferents al que ha elaborat l'original. És un costum bastant estès guardar una còpia de qualsevol document «per si de cas», que, en el millor dels casos, acaba en la paperera.

Es mantenen documents que han esgotat el seu període de vigència, la qual cosa repercuteix en la necessitat d'un major espai d'emmagatzematge, ja sigui en el dipòsit d'arxiu, ja en el disc dur de l'ordinador o les unitats d'emmagatzematge utilitzades per realitzar còpies de seguretat. L'emmagatzematge de la documentació, tant en paper com en suport informàtic, és un cost ocult per les assessories. No hi ha més que calcular, d'una banda, el cost del m2 —tenint en compte els preus de lloguer o de venda de les oficines— i, d'altra banda, la despesa en material informàtic en els diversos suports d'emmagatzematge.

Es perd molt temps en la localització i recuperació de documents, amb un cost que pot representar entre el 10% i el 20% del temps de treball del personal administratiu. Això no només repercuteix en les despeses salarials, sinó també en la dilació dels tràmits administratius i en la sensació de «estancament» que es genera en l'ambient de treball. És freqüent la cerca infructuosa o la pèrdua de documents, sobretot dels quals presenten una major freqüència d'ús, la qual cosa ocasiona trastorns importants i obliga moltes vegades a repetir el treball realitzat.

La conversió de documents en paper a suport informàtic o viceversa està mal plantejada i genera abundants problemes, de manera que s'estableixen dos procediments paral·lels, un de tradicional en paper i un altre informàtic, pràcticament sense relació entre si. Així, a causa de l'absència de criteris documentals, una mateixa activitat suposa un doble esforç.

Una correcta gestió documental ha de solucionar els problemes anteriorment ressenyats a fi de:

Proporcionar una major garantia de conservar els documents necessaris i, alhora, assegurar l'eliminació d'aquells documents i expedients que ja no siguin necessaris a efectes legals o no tinguin interès.

Permetre un accés i una recuperació més fàcil dels documents i els expedients, millorant en general els fluxos de treball documental de l'assessoria.

Disposar de més espai i evitar l'excessiu consum de consumibles i material d'arxiu (paper, carpetes, disquets, cartutxos de tinta, etc.).

1.2. Procediment de registre i posterior arxiu:

Enregistrament

Una vegada vist els documents a utilitzar, és necessari codificar-los i registrar-los per poder arxivar i portar el control dels mateixos. El registre és un instrument jurídic per a les administracions públiques, i un instrument de control per a organitzacions privades.

Registro Gefatura de Tráfico Madrid

La finalitat de l´Administració és aconseguir un sistema de control i de garantia externa i interna dels documents que es presenten en l'Administració i dels documents oficials que s'envien a altres òrgans o a particulars. El registre permet certificar l'existència d'un document encara que aquest no s'hagi conservat. En les administracions públiques existeix un Registre General, als quals recurriràn les oficines i secretaries dels òrgans de govern quan requereixin registrar documents oficials o amb “valor probatori” (instàncies, convocatòries, recursos, requeriments, oficis, cartes, etc.). No obstant això, no és funció del Registre controlar les entrades o eixides de tots els documents de gestió, pel que les oficines podran mantenir un sistema de control intern (sense segell de registre) per a aquells documents que no siguen objecte de registre: acords, actes, certificats, diligències, currículums, informes, memòries, notes internes, etc.

Arxiu

Després del enregistrament del documents ve l´arxiu.Un arxiu és un espai físic on un conjunt de documents s'ordena seguint un criteri lògic que permeti la seva gestió d'una forma eficaç.

Per a què són útils els arxius?

Els arxius serveixen a favor de:

L'administració pública, per aconseguir una major eficiència i una transparència de la gestió i com un antecedent i testimoniatge de les seves funcions.
La ciutadania, per a la defensa dels seus drets, la fiscalització dels actes públics i com garantia de la transparència administrativa que ha d'existir en tot Estat de Dret.
La recerca i la difusió cultural, com un repositori de la memòria de la Nació. Tots els documents produïts per les institucions que es vinculen amb els ciutadans formen part del Patrimoni Cultural Arxivístic de la Nació, que es troba protegit per la legislació arxivística vigent. D'allí que els arxivers, o els qui siguin responsables d'administrar la documentació arxivística, estan obligats a conservar-los i protegir-los; a no apropiar-se d'ells, lliurant-los als qui els succeeixin en les seves funcions i a no eliminar-los sense autorització de l'administració competent: l'Arxiu General de la Nació o els Arxius Regionals de les seves respectives jurisdiccions. Cicle vital dels documents Els documents passen per etapes de vida administrativa que al seu torn donen lloc a diferents nivells d'arxiu.

PRIMERA ETAPA

Durant aquesta etapa el document és de circulació i tramitació pels canals regulars, en cerca de resposta i solució a l'assumpte que li ha donat origen i a més hi ha un maneig freqüent de part del funcionari responsable de la seva tramitació. Aquesta documentació forma part del “ARXIU DE GESTIÓ” i, en alguns casos, del denominat “ARXIU PERIFÈRIC”.

SEGONA ETAPA

Una vegada rebuda la resposta o solució a l'assumpte iniciat, el document que la sustenta ha de seguir sent guardat. En aquest període formarà part del “ARXIU CENTRAL”.

TERCERA ETAPA

Finalment, en aquesta etapa el document adquireix un valor permanent o històric, restringint-se la seva consulta al seu caràcter cultural i informatiu, principalment amb finalitats de

recerca. El seu arxivament i conservació serà definitiu en el “ARXIU HISTÒRIC”.

Conservació de documents

Existeixen documents que la llei exigeix conservar durant uns terminis establerts, aquest és el cas de: factures, escriptures, llibres comptables, etc. Uns altres, en canvi, a pesar que la Llei no obliga a la seva conservació sí que poden conservar-se per un altre tipus de motius: pràctics, històrics, etc. La conservació de determinats documents pot establir-se en un temps determinat, passat el qual, podran destruir-se els mateixos, encara que prèviament a això, se sol digitalitzar i guardar-los en suports informàtics. Altres documents no es destrueixen mai, per exemple, l'escriptura de constitució de l'empresa.

Destructor de paper

Destrucció de documents

Donat l'elevat nombre de documents que es generen en una empresa, serà necessari destruir tots aquells documents que no aporten valor, ja que el seu emmagatzematge implicaria un cost addicional per a l'empresa. La destrucció de documents es realitzarà mitjançant màquines especials, d'aquesta forma, garantirem que aquells documents que contenen informació confidencial no puguin caure en mans alienes, a més així, es respecta la *LOPD (Llei Orgànica de Protecció de Dades).

1.2.1 Identificació de suports, mobiliari, estris, elements d'arxiu i contenidors.

CLASSIFICACIÓ DELS DOCUMENTS

La classificació dels documents consisteix a arxivar aquests d'una forma lògica i no arbitrària que permeti una localització ràpida dels mateixos en qualsevol moment. Atenent a les característiques o criteris existents en l'empresa a la hora de poder classificar, podrem establir diferents formes:

- Atenent a la ubicació dels arxius:

Arxiu centralitzat. Tota la documentació de l'empresa es guarda en una mateixa ubicació, que podrà estar en la mateixa empresa o en un lloc diferent.
Arxiu descentralizat. La documentació es guarda en diferents ubicacions, d'aquesta forma, es podran establir diferents sistemes de classificació per ubicació.

- Atenent a la freqüència de consulta:

Arxiu actiu. Es consulta de forma freqüent. Aquells documents que la seva consulta sigui menor o menys freqüent, es traslladaran a l'arxiu *semi actiu.
Arxiu semi actiu. Solen contenir documents procedents de l'arxiu actiu. Es mantenen durant un període de temps estipulat i després es analitza quin d'ells es traslladarà a l'arxiu inactiu.
Arxiu inactiu. En ell es solen guardar aquells documents que no consulten o si es fa, es farà de forma esporàdica, un exemple de document que sol arxivar-se en aquest tipus d'arxius són les escriptures de constitució de l'empresa, arxius documentals o històrics que representen un valor simbòlic per a l'empresa. Des d'aquest arxiu podran passar alguns documents a la seva destrucció definitiva.

-Atenent que allò que es desitja emmagatzemar:

Safates horitzontals

Arxiu horitzontal. Els documents es posicionaràn de forma horitzontal, un sobre unaltre, per exemple, les carpetes classificadores.
Arxiu vertical. Els documents es disposaran de forma vertical, un darrere de l'altre, per exemple, els calaixos de carpetes penjants.

Safates de paret i penjants
Arxiu lateral. Els documents se situaran de forma lateral, la qual cosa permetrà veure els cants o lloms de les carpetes on se sol indicar el text descriptiu d'allò que contenen.

Contenidors laterals

- En funció de la privadesa:

Arxius personals. Espai físic reservat a una única persona i que, per tant, haurà de disposar d'un tancament de seguretat per preservar el contingut del seu interior. Taquilles, calaixos de taula amb clau, etc.
Arxius departamentals. Lloc on s'emmagatzema documentació departamental, per tant, únicament tindran accés les persones pertanyents al departament o el responsable màxim del mateix.
Arxius generals. Arxiu d'accés general, per tant, qualsevol persona que tingui els permisos oportuns podrà accedir a l'arxiu per localitzar qualsevol document.

NORMES D´ARXIU

Perquè un arxiu reuneixi les condicions d'idoneïtat i funcionalitat será necessari tenir prevista una planificació del mateix abans de començar a arxivar, ja que en cas contrari, costarà molt replanificar una vegada que hàgim arxivat un gran nombre de documents. Ens permetem donar-li una sèrie de consells:

Hem de triar l'o els mètodes correctament perquè la classificació sigui senzilla i fàcil d'utilitzar.
L'arxiu sovint no només és d'ús personal (secretària) sinó que hi ha elements en l'arxiu la consulta del qual podrà realitzar-la una altra persona autoritzada, per aquest motiu, hem d'establir unes pràctiques de control i senzillesa en el maneig de la informació.
Si l'arxiu és molt gran i/o confidencial, s'hauran de disposar d'espais físics adequats (càmeres, càmeres ignífugas, càmeres blindades, etc.). En molts casos es precisarà manteniment per personal especialitzat.
Haurà d'existir unes normes internes de consulta.
Hem de comptar amb màquina destructora de paper per a l'eliminació de documentació, tal com hem exposat amb anterioritat.

RECURSOS DISPONIBLES PER ARXIVAR

Al mercat existeix una gran quantitat d'elements que ens permetran arxivar correctament en funció de les nostres necessitats. Anem a veure cuals són els més comuns:

Carpetes per arxiu

Carpetes. Bàsicament està format per una cartolina de cartró plegada que permet emmagatzemar documents en el seu interior. Solen portar pestanyes o zones on identificar la documentació que estem guardant. Existeixen carpetes amb diferents sistemes de magatzematge: perforades, suspeses, etc.

El sistema a triar dependrà en gran manera de les preferències i de la ubicació física.

Guies classificatories

Guies. Són separadors de classificació, aquests estan formats per una cartolina de certa grossor que permet separar la documentació situada dins d'una mateixa carpeta. Disposa d'una sèrie de pestanyes que permeten una localització més ràpida.

Separadors de carpetes

Indicadors o separadors.

Són elements que se solen col·locar entre la documentació situada en una carpeta o arxiu amb la finalitat de separar les mateixes. La diferència pel que fa a leS guies és que aquestes solen disposar-se en diferents colors i per ells s'identificarà la documentació que separen. També s'usen com a element senyalitzador, per exemple, per recordar un determinat document, fer una trucada d'atenció etc.

Pinces per subjectar

Pinces. s'utilitzen per subjectar un conjunt de documents. Existeixen de diferents tipus: de penjador, individuals, etc.

Arxivadors

Arxivadors. Són carpetes que ens van a permetre arxivar tota la documentació. En el seu interior solen portar un sistema d'ancoratge per als documents que porten, aquests solen ser diferents: perforats, per pressió, de palanca, etc.

Els arxivadors solen tenir en el llom una zona que permet escriure o inserir fitxes amb la finalitat d'identificar correctament la documentació que dins porta.

Fundes

Funda. Les fundes permeten mantenir els folis en bon estat, no obstant això, es haurà d'anar amb compte quan els documents estiguin recentment impresos, sovint, la tinta sol adherir-se al plàstic de la funda quedant el document danyat. Existeixen carpetes amb un cert nombre de fundes en el seu interior.

Caixes arxivadores

Caixes archivadores. Utilitzades per albergar documents, arxiu definitiu, fitxes, etc. Existeixen diverses grandàries i tipus en funció d'allò que es pretén guardar.

Safates apilables

Safates apilables. Normalment utilitzades en la mateixa taula de treball, permeten separar la primera documentació que li arriba al professional del secretariat, per exemple, cartes, informes, etc.

Aquesta documentació roman apilada un curt espai de temps per posteriorment ser destruïda o emmagatzemada en un fitxer definitiu. Aquest tipus de safates permeten disposar de la documentació en horitzontal o en vertical segons el model.

Microfilm

Microfilm. Sistema utilitzat en arxius grans. Permet microfilmar un document i emmagatzemar-ho posteriorment d'una forma reduïda (una pel·lícula de microfilm). L'avantatge principal resideix en l'estalvi d'espai, però requereix d'un sistema de visualització específics. Aquest sistema és molt utilitzat en les hemeroteques.

Emmagatzematge digital

Emmagatzematge digital.
Existeixen escàners potents que permeten digitalitzar qualsevol document perquè posteriorment pugui guardar-se en dispositius de emmagatzematge digital, tals com: discos durs (HD), pendrives, servidors, servidors virtuals, etc. Per això, avui dia es fa necessari que qualsevol empresa emmagatzemi els seus documents no solament en suport físic, sinó en format digital, ja que aquest últim format presenta l'avantatge que la información es podrà i enviar-se d'una forma fàcil i còmoda a través d'Internet.

Codis de barres

Codis de barres. Aquest sistema, a més de resultar útil per a la gestió comercial, avui dia s'usen en els arxius informàtics moderns i grans, ja que a cada document o bloc d'ells se'ls assigna un codi de barres que permet identificar el contingut del mateix. Posteriorment mitjançant un programa informàtic es coneixerà la ubicació exacta del document. Aquest sistema fa necessari disposar de lectors de codis de barra o programari informàtics basats en bases de dades per a la seva ubicació i localització posterior.

Sistema d'emmagatzematge de documentació per codi de barres Els dispositius d'emmagatzematge per codis de barra són sovint utilitzats per empreses que hagin d'emmagatzemar gran quantitat de documents, per exemple, les companyies asseguradores.

Caixa forta

Emmagatzematge de seguretat. Existeixen zones, arxivadors o armaris de seguretat que permeten albergar en ells tota aquella documentació que degui preservar-se. La major o menor mesura de seguretat vindrà definida pel tipus de documentació que desitgem emmagatzemar. Però a més dels anteriors sistemes que ens permeten arxivar, existeixen uns altres sistemes que complementen les tasques de gestió i manteniment d'un arxiu.

1.2.2 Reproducció i confrontació de la informació d'arxiu documental a digital.

Són molts els sectors que requereixen una correcta gestió documental per al seu funcionament. Per a les empreses no només suposa eficàcia en l'atenció del client i prevenir riscos, sinó compliment legal i ètic.

Els documents són una constant en la vida professional de qualsevol empresa. Es pot afirmar que, d'un o una altra manera, tots les empreses en exercici fan gestió documental: busquen, creen, utilitzen, relacionen entre si, signen, arxiven i custodien documents de manera intensiva. Fins fa uns anys, tots els documents revestien la mateixa forma física, el paper, que aportava certa seguretat en el seu maneig i conservació. La complexitat podia estar en els continguts dels documents, però no en la forma. Les carpetes i arxivadors “suportaven” pràcticament qualsevol tipus de document. Localitzar-los i protegir-los era qüestió d'ordre, espai i certa disciplina de treball, requisits a l'abast de qualsevol empresa.

Certificación digital

Amb l'aparició i utilització dels primers processadors de textos en despatxos i notaries cap a 1990, el sector empresarial va entrar en l'era digital; la producció de documents va créixer exponencialment, tant que avui podem afirmar que la majoria dels documents que surten de les empreses s'han creat en un ordinador. És més, molts d'ells (pensem en els correus electrònics, per exemple) mai s'imprimiran en paper, la qual cosa no els resta corporativitat i eficàcia.

TICS

Temps després, a la complexitat de manejar molts documents en paper, documents digitals i correus electrònics, s'ha afegit la necessitat de fer-ho de manera consistent en els múltiples dispositius que els contenen: ordinadors corporatius i privats, telèfons intel·ligents, tabletes, pendrives, i fins i tot en “el núvol”. L'impacte de les tecnologies de la mobilitat en la pràctica empresarial està suposant un veritable canvi de paradigmes i, en el que ara ens concerneix, un camp minat d'inseguretats que, òbviament, volen seguir tenint controlats els seus documents en un mitjà que, salvo pels de la “generació I”, no és el seu.

En aquest context cobra encara més importància el fet de comptar amb un bon sistema de gestió documental que comprèn tant la solució tècnica (el programa i/o la plataforma informàtica) en què es recolza com les polítiques i els procediments establerts pel despatx per al seu correcte funcionament.

Fluix documental actual

Probablement entre els seus beneficis més destacats estan els següents:

La gestió documental dóna una resposta ordenada a l'ús massiu de les noves tecnologies d'accessibilitat i mobilitat.

Aporta eficàcia i eficiència en el servei al client.

Facilita el compliment legal, ètic i deontològic, en tot el relacionat amb la documentació.

Ajuda a reduir el risc profesional, i a manejar bé documentació amb contingut molt sensible.

Resposta ordenada a l'ús massiu de les noves tecnologies de mobilitat

La irrupció de la tecnologia en la vida de les empreses, ha alterat la falsa seguretat del món del paper. No només es creen molts més documents, en els més variats formats, i es repliquen en múltiples suports sinó que també és possible que un major nombre d'usuaris pugui accedir a ells i per les vies més variades.

Integració gestió documental digital

Un bon sistema de gestió documental posa ordre en aquesta complexitat i integra tot tipus de documentació generada en els processos de negoci del despatx: documents en paper o en format electrònic, e-mails i documents procedents de programes de gestió (facturació, comptabilitat, declaracions d'impostos, gestió d'expedients, nòmines, etcètera). I, potser el més interessant : aporta major seguretat als documents, permetent establir sobre ells controls d'accés i maneig (visualització, modificació, esborrat, impressió, etcètera) personalitzats. En els arxius en paper la privadesa s'aconseguia mantenint els documents amb clau. En l'era digital necessitem un sistema de gestió documental.

Mobilitat de treball

Hi ha sistemes que, a més, permeten la mobilitat: Es pot treballar dins i fora del despatx, però amb accés controlat i segur als documents que es necessiten. Un bon sistema de gestió documental afavoreix el treball flexible i en equip, així com l'ús compartit de la documentació, ajustat sempre al protocol de permisos establert pel despatx.

Un sistema d'aquestes característiques requereix una inversió en tecnologia, especialment si el despatx autoritza utilitzar dispositius mòbils per al treball amb el client. Es va imposant en els despatxos espanyols la convivència d'ordinadors tradicionals, telèfons intel·ligents i tabletes. I també l'ús tan corporatiu com a personal del mateix dispositiu. La fràgil línia que separa a vegades el personal del professional porta aparellats riscos per al despatx i el client. Riscos que es fan evidents en situacions com el robatori o pèrdua de dispositius o en abandonar un professional el despatx.

Núvol

En aquestes circumstàncies, centralitzar el sistema de gestió documental sobre una plataforma (en el núvol o no) aporta seguretat, sempre que la centralització vagi acompanyada de mesures específiques (nivells d'encriptació de les comunicacions, bloqueig automàtic dels dispositius per inactivitat, esborrat en remot en cas de robatori, etcètera), d'unes clares polítiques d'utilització i d'una selecció precisa del proveïdor tecnològic.

Treballar en un entorn d'aquest tipus requereix una inversió i uns costos de manteniment en una plataforma segura. Però l'alternativa barata utilitzant serveis gratuïts en el núvol cal descartar-la doncs posa al despatx en perill; les condicions del servei quedaran fora del seu control i, la qual cosa és pitjor, el despatx deixarà en mans del proveïdor drets sobre els documents i continguts, la qual cosa genera seriosos riscos deontològics i de protecció de dades, entre uns altres.

Seguretat

En qualsevol cas, seria un error afrontar els desafiaments que planteja la tecnologia només amb tecnologia. És cert que l'era digital imposa als professionals l'aprenentatge de les TIC i la seva utilització quotidiana en el despatx. Però també ho és que en un escenari on la informació és cada dia més accessible i la integritat dels documents més vulnerable, les mesures tècniques no basten. Ha de generar-se, a més, un clima de confiança, procliu al compromís i a la sensatesa en l'ús dels documents i els recursos tecnològics.

Eficàcia i eficiència en el servei al client i gestió documental

Tot i que la gestió documental és sens dubte una activitat de suport al negoci, ha de realitzar-se necessàriament sota uns estàndards de qualitat.

Certament la gestió documental no és solament un conjunt de processos interns; per contra, impacta directament en la manera en què prestem els nostres serveis al client. Entre unes altres, una correcta gestió documental aporta els següents avantatges:

Arxiu intel.ligent

*Rapidesa i eficàcia en la localització i gestió de documents.

*Menor o nul pèrdua de documents rellevants.

*Control no només dels documents, sinó de les diferents versions d'un document; possibilitat d'arxivar només la versió o les versions realment necessàries.

*Facilitat per identificar els documents valuosos, ja ho siguin per la seva complexitat tècnica o pel seu valor de reutilització com a experiència prèvia (suport important per a la gestió del coneixement).

*Estalvi de temps: eficiència organitzativa i major productivitat.

Amb la gestió documental la empresa administra eficaçment els seus recursos d'informació i té el control dels processos en els quals intervenen documents; estalvia temps i costos en la realització del seu treball i els seus clients es beneficien indirectament de tot això. A més els errors en aquest camp (pèrdua de documents, demora en la resposta deguda a pèrdua, sensació de desordre, retards, confusions, enviament de versions errònies de documents) poden afectar molt directament al client, marcar negativament la relació i, en casos extrems, poden fer sortir al client de la cartera del despatx.

La gestió documental contribueix a la percepció que el client té del treball; ajuda a fer les coses bé, a la primera i sense dilacions; amb qualitat. Obre la porta, a més, a noves formes de prestació del servei, com la creació d'espais online compartits amb el client fidel, qui pot seguir per aquesta via els seus assumptes o accedir de manera àgil, controlat i segur a la documentació sobre la qual es treballa, o revisar esborranys i escrits. La empresa que s'exposa a aquesta “transparència” ha de fer, sens dubte, una gestió documental impecable.

El compliment legal, ètic i deontològic en relació amb la documentació

Els despatxos no escapen a l'obligatorietat de guardar determinats documents, que afecta a totes les empreses: documents d'índole mercantil, comptable, fiscal o laboral. I tenen una especial font d'obligacions de conservació de documents en la normativa de prevenció de blanqueig de capitals i en la de protecció de dades de caràcter personal.

Gestió documental

Avui dia complir aquestes exigències legals solament és possible amb un sistema de gestió documental. Especialment, algunes de les mesures de seguretat en relació a la protecció de dades personals (manteniment dels fitxers, controls d'accés online, destrucció de suports, mesures contra manipulació…) són difícilment de complir en la pràctica si no es realitza una correcta gestió de la documentació.

Un projecte de gestió documental no és un projecte tecnològic, sinó un projecte d'empresa. Consisteix, en definitiva, a establir unes bones pràctiques i a aplicar-les amb diligència i constància, de manera sostinguda en el temps. És costós, es contracti o no personal expert per al procés, però són molts els beneficis que pot aportar al despatx i als seus clients, especialment si es recolza en la tecnologia digital.

Gestió d' Arxius JC-LG

Menu

lunes, 17 de marzo de 2014

ÍNDEX

TEMA 1: GESTIÓ D´ARXIUS, PÚBLICS I PRIVATS